Рішення виконавчого комітету №18/29 «Про затвердження Номенклатури справ Сквирської міської ради на 2025 рік»

Кількість переглядів: 11

Скликання:	Виконавчий комітет Сквирської міської ради VIII скликання
Сесія:	Засідання виконавчого комітету в 2024 році №29
Тип документу:	Рішення виконавчого комітету
Дата:	10.12.2024
Номер документу:	18/29
Назва документу:	Про затвердження Номенклатури справ Сквирської міської ради на 2025 рік
Прикріплені файли:	Файл 1 (0.17 МБ)

Фото без опису

СКВИРСЬКА МІСЬКА РАДА

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

від 10 грудня 2024 року м. Сквира № 18/29

Про затвердження Номенклатури справ

Сквирської міської ради на 2025 рік

Враховуючи матеріали звірок відповідності ведення діловодства номенклатури справ Сквирської міської ради на 2024 рік у відділах Сквирської міської ради та з метою удосконалення системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів згідно з їх змістом та різновидом, на підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року №1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 року №736/27181, Інструкції з діловодства в Сквирській міській раді, затвердженій розпорядженням міського голови №40-ОД від 12.03.2021 року, керуючись ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Сквирської міської ради

В И Р І Ш И В:

1. Затвердити Номенклатуру справ Сквирської міської ради на 2025 рік (додається) та ввести в дію з 01.01.2025.

2. Начальникам відділів та секторів, старостам Сквирської міської ради забезпечити формування справ згідно із затвердженою номенклатурою справ на 2025 рік.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами (секретаря) виконавчого комітету Сквирської міської ради Наталію ЗГАРДІВСЬКУ.

Голова виконкому

Валентина ЛЕВІЦЬКА

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконавчого комітету

Сквирської міської ради

від 10.12.2024 № 18/29

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Сквирської міської ради

на 2025 рік

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК Сквирської міської ради

від №

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК архівного відділу

Білоцерківської районної

державної адміністрації

від №

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Державного архіву

Київської області

від №

Сквира

2024

ЗМІСТ

01 – ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ РАДИ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ

02 - ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ РАДИ

03 – ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ

04 – ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ВІДДІЛ

05- ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ЮРИДИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РАДИ ТА

ДІЛОВОДСТВА

06- ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКИЙ ВІДДІЛ

07- ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ ТА КАДАСТРУ

08- ВІДДІЛ ЕКОНОМІЧНО-ІНВЕСТИЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА

АГРОПРОМИСЛОВОГО РОЗВИТКУ 09 - СЛУЖБА У СПРАВАХ ДІТЕЙ ТА СІМ’Ї

10 - ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯ

11- ВІДДІЛ КАПІТАЛЬНОГО БУДІВНИЦТВА, КОМУНАЛЬНОЇ ВЛАСНОСТІ ТА

ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО ГОСПОДАРСТВА

12- ВІДДІЛ ПРАЦІ, СОЦІАЛЬНОГО ЗАХИСТУ ТА СОЦІАЛЬНОГО

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

13- УПРАВЛІННЯ (ЦЕНТР) НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ

14- ВІДДІЛ АРХІТЕКТУРИ , МІСТОБУДУВАННЯ ТА ІНФРАСТРУКТУРИ

15- СЕКТОР ЦИВІЛЬНОГО ЗАХИСТУ, МОБІЛЬНОЇ ТА ОБОРОННОЇ РОБОТИ

16- СЕКТОР ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РАДИ ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ВІДДІЛУ

17- СТАРОСТАТ СКВИРСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

18- ВІДДІЛ ДЕРЖАВНОГО АРХІТЕКТУРНО–БУДІВЕЛЬНОГО КОНТРОЛЮ

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ

ГП – галузевий перелік;

ДСК – для службового користування;

ЕК – експертна комісія;

ЕПК – експертно-перевірна комісія;

КМУ – Кабінет Міністрів України;

НАФ – Національний архівний фонд;

пост. – постійно;

прим. – примітка до статті типового переліку;

р. – рік, роки, років;

ст. – стаття, статті;

ТНС – типова номенклатура справ;

ТП – типовий перелік.

Індекс справи		Заголовок справи (тому, частини)	К-сть справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
1		2	3	4	5
01 – ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ МІСЬКОЇ РАДИ
01-01		Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України		Доки не мине потреба¹ ст. 1б, 2б, 3б	¹Що стосуються діяльності - постійно
01-02		Доручення обласної і районної рад, обласної та районної державних адміністрацій з основної діяльності та документи (довідки, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень		Доки не мине потреба¹ ст. 7-б	¹Що стосуються діяльності міської ради - пост.
01-03		Рішення, протоколи, засідань обласної і районної рад, обласної та районної державних адміністрацій та їх виконавчих комітетів, документи до них (копії)		Доки не мине потреба¹ ст. 7-б	¹Що стосуються діяльності міської ради
01-04		Розпорядження голів обласної і районної рад (копії)		Доки не мине потреба¹ ст. 16	¹Що стосуються діяльності міськоїї ради
01-05		Рішення, протоколи сесій міської ради		Постійно ст. 7-а
01-06		Довідки, доповіді, доповідні записки тощо до рішень та протоколів сесій міської ради		Постійно ст. 7-а
01-07		Організаційні документи (паспорт, статут, регламент роботи, положення про відділи міської ради тощо) (копії)		До зміни новими	¹Оригінали організаційних документів, затверджених рішенням сесії, зберігаються як додатки до них у відповідних справах
1		2	3	4	5
01-09		Плани роботи постійно діючих комісій міської ради		7 р. ст.160
01-10		Календарні плани проведення громадських заходів на території міської ради		Доки не мине потреба ст. 162
01-11		Облікові картки депутатів міської ради		Доки не мине потреба ЕК
01-12		Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань регламенту, депутатської етики , законності і правопорядку		Постійно ст. 14-а	¹Документи формуються у справи по кожній комісії окремо
01-13		Протоколи засідання, звіти постійної комісії міської ради з питань планування бюджету та фінансів, соціально-економічного розвитку		Постійно ст. 14-а	¹Документи формуються у справи по кожній комісії окремо
01-14		Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань комунального майна, житлово-комунального господарства, енергозбереження, благоустрою та навколишнього середовища		Постійно ст. 14-а	¹Документи формуються у справи по кожній комісії окремо
01-15		Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань соціального захисту, освіти, охорони здоров’я, культури та релігії.		Постійно ст. 14-а	¹Документи формуються у справи по кожній комісії окремо
01-16		Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань підприємництва, промисловості, сільського господарства, землевпорядкування, будівництва та архітектури		Постійно ст. 14-а	¹Документи формуються у справи по кожній комісії окремо
01-17		Звіти депутатів перед виборцями та документи (доповіді, інформації, огляди) до них		Постійно ст.301
01-18		Реєстр (картки, електронна база даних) реєстрації рішень сесій міської ради		Постійно ст. 121а
1		2	3	4	5
02 - ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ
02-01		Розпорядження, доручення голів обласної і районної державних адміністрацій, надіслані з основних питань діяльності виконавчого комітету міської ради (копії)		Доки не мине потреба¹ ст. 16-а	¹Що стосуються діяльності міської ради – пост.
02-02		Рішення, протоколи, засідань виконавчого комітету міської ради		Постійно ст. 7-а
02-03		Рішення, рекомендації, протоколи, засідань постійних консультативно-дорадчих і тимчасових контрольних органів (комісій та рад), що утворюються при виконавчому комітеті міської ради (за умови їх утворення)		Постійно ст. 11, 14-а	¹Документи формуються у справи по кожному органу окремо
02-04		Документи (акти, довідки, доповідні записки тощо) комплексних перевірок роботи міської ради та її виконавчого комітету з основних питань діяльності		Постійно ст. 76-а
02-05		Документи (доповідні записки, довідки, акти тощо) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності міської ради та її виконавчого комітету		5 років ЕПК ст. 77
02-06		Акти приймання-передавання справ з усіма додатками, складені в разі зміни голови міської ради		5 роки1 ст. 45-б	¹
02-07		Акти приймання-передавання справ з усіма додатками, складені в разі зміни секретаря, інших посадових осіб.		5 роки¹ ст. 45-б	¹Після зміни відповідних осіб
1		2	3	4	5
02-10		Реєстри, довідки, звіти контролю виконання рішень виконавчого комітету міської ради		5 роки ст. 123
02-11		Річні плани роботи виконавчого комітету		Постійно ст. 157-а
02-12		Інструкція з діловодства в Сквирській міській раді		До заміни новою, ст. 20б
02-13		Реєстр (електронна база даних) реєстрації рішень виконавчого комітету та видачі їх копій		Постійно, ст. 121а
02-15		Документи з грифом ,,Для службового користування”, що стосуються діяльності міської ради		5 роки, ст. 24
02-16		Журнали обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом ,,Для службового користування”		5р. ст. 122
03 – ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ
03-01		Листування з різними кореспондентами		5 років, ЕПК, ст. 22
03-02		Розпорядження голови міської ради з основної діяльності		Постійно ст. 16-а
03-03		Реєстраційний журнал (електронна база даних) розпоряджень міської голови з основної діяльності		Постійно ст. 121-а
03-04		Розпорядження голови міської ради з адміністративно-господарських питань		7 років ст. 16-в
03-05		Реєстраційний журнал (електронна база даних) розпоряджень голови міської ради з адміністративно-господарських питань		7 років ст. 121-в
03-06		Розпорядження голови міської ради з кадрових питань тривалого строку зберігання (про призначення на посаду, звільнення з посади, заохочення тощо)		75 років ст. 16-б
1		2	3	4	5
03-07		Журнал реєстрації (картки, електронна база даних) розпоряджень міської голови з кадрових питань тривалого строку зберігання (про призначення на посаду, звільнення з посади, заохочення тощо)		75 років ст. 121-б
03-08		Розпорядження міської голови з кадрових питань тимчасового строку зберігання (про відрядження в межах України та за кордон)		7 років ст. 16-б
03-09		Журнал реєстрації (картки, електронна база даних) розпоряджень голови міської ради з кадрових питань тимчасового строку зберігання (про відрядження в межах України та за кордон)		5 років ст. 121-б
03-10		Журнал реєстрації документів з грифом „Затверджую”		Постійно, ст. 121 а)
03-11		Журнал реєстрації доручень голови, заступників голови міської ради		Постійно, ст. 121 а)
03-12		Положення про загальний відділ (копія)		Доки не мене потреба, ст. 20-б
03-13		Положення про експертну комісію (копія)		Доки не мене потреба, ст. 20-б
03-14		Положення про архів тимчасового зберігання(копія)		Доки не мене потреба, ст. 20-б
03-15		Посадові інструкції, розподіл обов’язків між працівниками відділу (копії)		Доки не мене потреба, ст. 20-б
03-16		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		3 роки ¹ ст. 45 б
03-17		Примірна номенклатура справ міської ради		5 років ст. 112-а
03-18		Книги (журнали) реєстрації довідок, виданих за запитами громадян про склад сім’ї, умови проживання тощо		5 років ст. 141
1		2	3	4	5
03-19		Журнал обліку врученої кореспонденції (розносні книги)		1 рік ст. 127-г
03-20		Списки адрес і телефонів працівників міської ради, керівників юридичних осіб, розташованих на території громади, інших постійних кореспондентів		1 рік¹ ст. 1036
03-21		Журнал обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі		3 р. ст. 1034
03-22		Журнал реєстрації вхідної кореспонденції		5 роки, ст. 124
03-23		Журнал реєстрації вихідної кореспонденції		5 років, ЕПК, ст. 122
03-24		Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду		5 років¹, ст. 82 „а”
03-25		Журнал реєстрації вхідної кореспонденції на пропозицій, заяв та скарг громадян		5 роки, ст. 124
03-26		Журнал реєстрації вихідної кореспонденції на пропозиції, заяви та скарги громадян		5 років, ст. 124
03-27		Запити на публічну інформацію		5 років, ст. 85
03-28		Журнал реєстрації вхідних запитів про надання публічної інформації		5 роки, ст. 124
03-29		Журнал реєстрації вихідної кореспонденції, що надається на запити про надання публічної інформації		5 років, ст. 122
03-30		Журнал обліку особистого прийому громадян головою міської ради		5 роки, ст. 125
03-31		Журнали обліку особистого прийому громадян заступниками голови міської ради		5 роки, ст. 125
03-32		Журнали реєстрації телеграм, телефонограм, телексів, телефаксів		1 рік, ст. 126
АРХІВ ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ
03-33		Правила, положення, регламенти, інструкції; переліки документів зі строками зберігання, примірні номенклатури справ; методичні вказівки та рекомендації з питань архівної справи		До заміни новими ст. 20-б, 109-б, 111-б
1		2	3	4	5
03-34		Примірна номенклатура справ міської ради (другий примірник)		До заміни новою ст. 112-а
03-35		Протоколи засідань експертної комісії міської ради		Пост. ст. 14-а
03-36		Річний план роботи експертної комісії міської ради		5 р. ст. 160
03-37		Описи справ постійного зберігання		Постійно, ст. 137-а
03-38		Описи справ тимчасового зберігання		5 роки¹, ст. 137-б	¹Після знищення справ
03-39		Описи справ з кадрових питань (з особового складу		5 роки¹, ст. 137-б	¹Після знищення справ
03-40		Справа фонду (історична довідка, акти перевірки стану документів, акти прийому та передачі документів на державне зберігання, акти про виділення документів на знищення)		Постійно¹, ст. 130	¹У разі ліквідації організації передаються до державного архіву
03-41		Заяви, запити громадян і юридичних осіб про надання архівних довідок, копій, витягів з документів та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи-відмови) з їх виконання		5р. ст.132
03-42		Акти надання документів у тимчасове користування та вилучення справ на вимогу правоохоронних органів		5 роки¹, ст. 134
03-43		Акти, довідки про підсумки перевірки державним архівом стану збереження документів		5 років, ЕПК, ст. 113
03-44		Вимоги, замовлення на видачу документів із архіву		1 рік¹, ст. 135
03-45		Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву		До ліквідації ради ст. 139
03-46		Журнал обліку видачі документів із архіву		1 рік¹, ст. 140	¹Після закінчення журналу та повернення документів до архіву
03-47		Журнали реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і юридичних осіб		5 років, ст. 141
03-48		Витяг із зведеної номенклатури справ відділу		5 років² ст. 112 „в”	¹Після заміни новою
1		2	3	4	5
04 – ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ВІДДІЛ
04-01		Правила, положення, постанови, інструкції, методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами		До заміни новими ст. 20-б
04-02		Посадові інструкції працівників міської ради (копії)		5 р. ст.43	Після заміни новими
04-03		Положення про організаційний відділ (копії)		До заміни новим ст. 20-б
04-04		Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду		75 років ЕПК ст. 505
04-05		Річний звіт про кількісний та якісний склад працівників		Пост. ст. 302-б
04-06		Річний звіт про вакансії та вивільнення працівників		5 р. ст. 363
04-07		Списки (штатно-обліковий склад) працівників міської ради		75 р. ст. 503
04-08		Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпорядження про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, характеристики, висновки тощо (у т.ч. тимчасових працівників)		75 років² , ЕПК, ст. 493
04-09		Трудові договори (контракти, угоди)		75 років, ст. 492
04-10		Трудові книжки працівників міської ради		До запитання ст. 508	Незатребу- вані трудові книжки – не менше 50 р.
04-11		Документи (подання, клопотання, характеристики, автобіографії, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження державних премій працівників міської ради		75 р. ЕПК ст. 654-б
04-12		Колективний договір, зміни та доповнення до нього		Пост. ст. 395	Після заміни новим
1		2	3	4	5
04-13		Правила внутрішнього трудового розпорядку		До заміни новим ст. 20-б	Після заміни новими
04-14		Документи (доповідні та пояснювальні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку		1 р. ст. 398
04-15		Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, соціальних відпусток та відпусток без збереження зар/плати		5 років ст. 515
04-16		Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки, договори-направлення, листи) про підготовку, підвищення кваліфікації та перепідготовку кадрів		5 р. ЕПК ст. 537
04-17		Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них		50 р. ст. 530-а
04-18		Книга обліку особових справ		75 років, ст. 528
04-19		Табелі обліку використання робочого часу		5 років ст. 408
04-20		Журнали (картки, електронна база даних) реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснюв. записок тощо) документів		5 років ст.122
04-21		Журнал обліку відпусток працівників адміністрації		5 років, ст. 122
04-22		Журнал обліку листків непрацездатності		5 років, ст.122
04-23		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		5 років ¹ ст. 45 б
04-24		Журнал реєстрації відповідей на повідомлення про можливі факти корупційних або пов`язаних з корупцією правопорушень та матеріали до них		5 років 1 ст. 45 б
05-ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ЮРИДИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РАДИ ТА ДІЛОВОДСТВА
05-01		Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Президента України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції відділу (копії)		Доки не мене потреба ст. 1 «б»
1		2	3	4	5
05-02		Положення про Відділ (копія)		3 роки^1,2 ст. 28 «б»	¹Після заміни новим. ²Оригінал зберігається, як додаток до рішення міської ради
05-03		Посадові інструкції працівників Відділу (копії)		5 років ^1,2 ст. 43	¹ Після заміни новим. ²Оригінал зберігається у спеціаліста з питань кадрової роботи
05-04		Акти прийому-передачі документів при зміні працівників та додатки до них		3 роки¹ ст. 45 «б»	¹Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб
05-05		Протоколи нарад, комісій, складені працівниками Відділу		Доки не мене потреба ст. 7 «а»
05-06		Рішення засідань виконкому міської ради (копії)		Доки не мене потреба ст. 7 «а»
05-07		Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики, тощо), що подаються до судових органів, копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов		5 років¹ ст. 89	¹Після прийняття рішення
05-08		Журнал обліку претензій, пред`явлених, Сквирською міською радою		5 років ст. 107
05-09		Журнал обліку претензій пред`явлених Сквирській міській раді		5 років ст. 107
05-10		Журнал обліку позовних заяв, пред’явлених Сквирською міською радою		5 років ст. 107
05-11		Журнал обліку позовних заяв, пред’явлених Сквирській міській раді		5 років ст. 107
1		2	3	4	5
05-12		Номенклатура справ Відділу з питань юридичного забезпечення ради та діловодства		5 років ¹ ст. 112 «в»	¹Після заміни новою.
06 - ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКИЙ ВІДДІЛ
06-01		Закони, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України з питань бухгалтерського обліку. Копії.		Доки не мине потреба ст. 16, 26, 36
06-02		Рішення сесії, виконавчого комітету Сквирської міської ради, розпорядження міського голови		Доки не мине потреба ЕК
06-03		Свідоцтво про державну реєстрацію міської ради (витяг з Держреєстру про реєстрацію міської ради)		До ліквідації ст. 31
06-04		Кошториси видатків, плани асигнувань, плани використання коштів, лімітні довідки на рік зміни до них		Постійно ст. 193 а, 176а,б, 178
06-05		Документи (положення, картки, листи тощо) про відкриття в установах банку розрахункових*і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками		5 років¹ ст. 209
06-06		Особові рахунки (відомості нарахування заробітної плати) працівників ради		75 років ст. 317а
06-07		Річний звіт про виконання бюджету міської ради з додатками до нього		Постійно ст. 311а, б
06-08		Квартальні звіти про виконання бюджету міської ради		5 років¹ ст.311в
1		2	3	4	5
06-09		Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування річні квартальні		Постійно ст. 322б 5 років¹ст.322г
06-10		Звіти про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсацій) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування до органів Державної фіскальної служби		75 років ст. 678
06-11		Податкові звіти: річні піврічні квартальні		Постійно ст. 265 а 5 років¹ ст. 2656 5 років²ст. 265в	'За відсутності річних - постійно ² За відсутності річних, піврічних - постійно
06-12		Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, меморіальні ордери, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахун- ки-фактури, авансові звіти тощо)		5 років¹ст. 336 ст. 351	'За умови завершення реві зії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності ..
06-13		Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників, листки непрацездатності) про виплату допомоги, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування		5 років ст. 320, 716
1		2	3	4	5
06-14		Протоколи засідань комісії (уповноваженого) з соціального страхування		5 років ст. 711
06-15		Договори і угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)		5 років¹'² ст. 330	'Після закінчення строку дії договору, угоди ² За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються д
06-16		Договори про повну матеріальну відповідальність		5 років¹ст.332	‘Після звільнення матеріально відповідальної особи
06-17		Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації. інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей тощо		5 років¹ст. 345	'За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю
1		2	3	4	5
06-18		Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва		Постійно ст. 343
06-19		Документи (акти, довідки, доповідні записки тощо) документальних ревізій, перевірок та аудиту бюджетно-фінансової діяльності, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо		5 років ст. 341
06-20		Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів		5 років¹ ст. 344	'За умови завершення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності
06-21		Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду		5 років¹ ст. 1047	'Після закінчення строку дії договору
06-22		Договори енергопостачання, комунального обслуговування міської ради		5 років¹ ст. 1050, 1051	‘Після закінчення строку дії договору
06-23		Книга обліку будівель, обладнання		5 років¹ ст. 1038	‘Після ліквідації основних засобів
1		2	3	4	5
06-24		Облікові регістри (головна книга тощо)		5 років¹ ст. 351	'За умови завешення ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фіна-нсово- господарської дія-льності У разі виникне-ння спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення
06-25		Книга обліку господарського майна і матеріалів		5 років¹ ст. 351	За умови завершення ревізії. проведеої органами державногофінансовогоконтролю за сукупними показниками фінансовогосподарської діяльності
06-26		Касова книга (за умови ведення,)		3 роки¹ ст. 352г
1		2	3	4	5
06-27		Витяг із зведеної номенклатури справ відділу		3 роки² ст. 112 „в”	²Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації
06-28		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		5 років ¹ ст. 45 б
07 – ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ ТА КАДАСТРУ
07-01		Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції відділу (копії)		Доки не мине потреба, ст. 1 «б»
07-02		Положення про відділ (копія)		Доки не мине потреба	*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради
07-03		Посадові інструкції працівників відділу (копії)		Доки не мине потреба
07-04		Річні плани роботи відділу		До заміни новим ст. 20-б
07-05		Договори оренди земельних ділянок		50 років ст. 2130
07-06		Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, з підвідомчими (підпорядкованими) та іншими організаціями з питань земельних відносин		5 років, ст.22,23
07-08		Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань вирішення земельних спорів		5 років ЕПК ст. 88
1		2	3	4	5
07-09		Документи з питань розподілу й використання земельної площі у межах підвідомчої території		Постійно Ст.212,б
07-10		Журнали реєстрації заяв громадян та довідок, виданих громадянам, із питань оформлення земельних ділянок в оренду і приватну власність		5 років ст. 124
07-11		Книга обліку громадян, яким безоплатно передано у приватну власність земельні ділянки		Постійно ст. 2132
07-12		Книга реєстрації договорів оренди землі		50 років ст. 2136
07-13		Витяг із зведеної номенклатури справ відділу		5 років ст. 112 „в”	¹Після заміни новою
07-14		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		5 років ¹ ст. 45 б
08- ВІДДІЛ ЕКОНОМІЧНО –ІНВЕСТИЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА АГРОПРОМИСЛОВОГО РОЗВИТКУ
08-01		Закони України, Укази Президента України, постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань діяльності відділу (копії)		Доки не мине потреба 1 «б»
08-02		Положення про відділ економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку (копії)		Доки не мине потреба,ст.39
08-03		Посадові інструкції працівників відділу економічного розвитку		5 років ст. 43
08-04		Розпорядження голови Сквирської міської ради з питань діяльності відділу економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку (копії)		Доки не мине потреба
08-05		Доручення голови Сквирської міської ради з питань діяльності відділу економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку (копії)		Доки не мине потреба
08-06		Програма соціально-економічного та культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади на 2021 рік (копії		Доки не мине потреба ст.146 «б»
1		2	3	4	5
08-07		Документи (пропозиції, відомості, аналітичні довідки) структурних підрозділів міської ради, установ, організацій та підприємств до Програми соціально-економічного і культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади		5 років ст. 163
08-08		Документи (пропозиції, відомості, аналітичні довідки) міської ради щодо фінансування ремонтів комунальних доріг за рахунок субвенції з держаного бюджету		5 років ст. 163
08-09		Документи (пропозиції, відомості, аналітичні довідки) міської ради щодо виділення субвенції на проведення ремонтів об’єктів соціальної сфери		5 років ст. 163
08-10		Звіт про виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади (копії)		Доки не мине потреба ст.148 «б»
08-11		Квартальні звіти про хід виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади		5 років ст. 296г	^{3 За відсутності річних, піврічних – постійно}
08-12		Пропозиції відділу економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку до плану роботи Сквирської міської ради		Доки не мине потреба
08-13		Звіти про виконання відділом економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку заходів, включених до плану роботи Сквирської міської ради		5 років, ЕПК ст. 298
08-14		Довідки, контрольні листи, звіти контролю виконання документів (доручення, розпорядження голови міської ради)		5 років ст. 123
08-15		Статистичні звіти (довідки, доповідні записки) та оперативна інформація		5 років ст. 303
08-16		Закони України, постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності		Доки не мине потреба 1 «б»
1		2	3	4	5
08-17		Листування (інформації, зведення, довідки, звіти) з питань державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності		5 років ЕПК ст. 22,23
08-18		Закони України, постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань організації пасажирських перевезень		Доки не мине потреба 1 «б»
08-19		Копії розпоряджень голови міської ради з питань організації пасажирських перевезень на автобусних маршрутах загального користування, віднесених до компетенції Сквирської міської ради		Доки не мине потреба
08-20		Журнал обліку вхідних документів, поданих на участь у конкурсі на перевезення пасажирів		3 роки ст. 122
08-21		Протоколи засідань конкурсного комітету з підготовки та проведення районних конкурсів на перевезення пасажирів		Постійно ст. 14 «а»
08-22		Журнал реєстрації договорів про організацію перевезень на автобусних маршрутах загального користування		Доки не мине потреба ст. 941
08-23		Договори про організацію перевезень на автобусних маршрутах загального користування		5 років ст. 330	^{Після закінчення строку дії договору, угоди}
08-24		Журнал реєстрації паспортів автобусних маршрутів регулярних перевезень		5 років ст. 122
08-25		Паспорти автобусних маршрутів регулярних перевезень		Доки не мине потреба	^{Після закінчення строку дії договору, угоди}
08-26		Листування з організаційних питань діяльності (транспортного обслуговування населення)		5 років ст. 24
08-27		Реєстраційний журнал пропозицій, заяв, скарг громадян		5 років ст. 124
1		2	3	4	5
08-28		Відповіді на скарги та звернення громадян		5 років, ст. 82 «б»	^{у випадку неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду}
08-29		Листування (інформації, зведення, довідки) з питань торговельного та побутового обслуговування		5 років ст. 22,23
08-30		Листування (інформації, зведення, довідки) з питань торговельної мережі району		5 років ст. 22,23
08-31		Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань діяльності відділу		5 років ЕПК ст. 22, 23
08-32		Листування про впорядкування та нарахування премій		5 років ЕПК ст. 427
08-33		Номенклатура справ відділу		5 років ст. 112в	^{Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу}
08-34		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		5 років ¹ ст. 45 б
09- СЛУЖБА У СПРАВАХ ДІТЕЙ ТА СІМ’Ї
09-01		Закони України, Укази Президента України, Постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань діяльності відділу (копії)	1	Доки не мине потреба1 ст. 1 «б»	^{1Що стосуються діяльності служби – постійно}
09-02		Розпорядження голови Київської облдержадміністрації з додатками з питань роботи служби та документи з їх виконання	1	Доки не мине потреба1 ст. 3 «б»	^{¹Що стосуються діяльності служби –постійно}
1		2	3	4	5
09-03		Рішення голови міської ради з питань роботи служби	1	Доки не мине потреба1 ст. 3 «б»	^{1Надіслані до відома – доки не мине потреба}
09-04		Доручення голови Київської облдержадміністрації з додатками з питань роботи служби та документи з їх виконання	1	Постійно¹ ст. 6 «а»	^{1Надіслані до відома – доки не мине потреба}
09-05		Доручення голови міської ради з питань роботи служби та документи з їх виконання	1	Постійно1 ст. 6 «а»	^{1Надіслані до відома – доки не мине потреба}
09-06		Положення про службу	1	Доки не мине потреба1 ст. 39	^{¹Після заміни новим}
09-07		Посадова інструкція начальника служби	1	5 років¹ ст.43	^{1 Після заміни новими}
09-08		Посадові інструкції працівників	1	5 років¹ ст.43	^{1 Після заміни новими}
09-09		Плани роботи служби (річні, щомісячні	1	Постійно¹ ст. 157 «а»	^{1 За наявності відповідних звітів - 5 років}
09-10		Інформаційно-аналітичні матеріали, які подаються до ССДС облдержадміністрації	1	Доки не мине потреба1 ст. 39	^{1Після заміни новим. Оригінал зберігається разом з розпорядженням про його затвердження}
09-11		Письмові пропозиції, заяви і скарги громадян, журнал їх реєстрації	1	5 років¹ ст. 82	^{¹У разі неодноразового звернення 5 років від останнього розгляду}
09-12		Журнал реєстрації вхідної документації, вхідна кореспонденція	1	5 років ст. 122
09-13		Журнал реєстрації вихідної документації, вихідна кореспонденція	1	5 років ст. 122
09-14		Журнал особистого прийому громадян	1	5 років, ст. 125
09-15		Журнал реєстрації телефонограм	1	5 років ст. 126
1		2	3	4	5
09-16		Протоколи, журнал реєстрації заяв, інші документи комісії з питань захисту прав дитини	1	Постійно, ст.11
09-17		Довідки, доповідні записки та інші документи щодо перевірок роботи служби	1	Постійно¹ ст. 76 «а»	^{¹При надходженні до одного державного архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку}
09-18		Публікації, виступи, замітки в засобах масової інформації щодо соціального захисту дітей	1	5 років, ЕПК ст. 44 «б»
09-19		Документи про приймання, передачу справ служби	1	5 років, ст. 315
09-20		Номенклатура справ	1	5 років ст. 112 «в»	^{²Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації}
Соціальний захист дітей та профілактика правопорушень, працевлаштування
09-21		Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Діти вулиці»	1	5 років, ст. 160
09-22		Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Увага підліток»	1	5 років, ст. 160
09-23		Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Урок»	1	5 років, ст. 160
09-24		Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Нічне місто»	1	5 років, ст. 160
09-25		Документи щодо профілактики наркоманії, токсикоманії, ВІЛ/СНІДУ, інших негативних проявів серед дітей	1	5 років, ст. 160
09-26		Документи щодо забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків	1	5 років, ст. 160
1		2	3	4	5
09-27		Плани роботи, довідки та інші документи щодо проведення службових розслідувань служби	1	5 років, ст. 160
09-28		Плани роботи, акти перевірок та інші документи щодо праці неповнолітніх	1	5 років, ст. 160
09-29		Плани роботи та інші документи щодо захисту житлових та майнових прав дітей	1	5 років ст. 160, ст. 779
09-30		Довідки та інші документи щодо оздоровлення дітей	1	5 років ст. 790-794
09-30		Довідки та інші документи щодо проведення святкових заходів	1
Соціальний захист дітей які опинились в складних життєвих обставинах
09-31		Книга реєстрації повідомлень	1	Постійно ЕПК ст. 121 «а»	^{До ліквідації організацій}
09-32		Книга обліку дітей, які опинились в складних життєвих обставинах	1	75 років ЕПК ст. 121 «б»
09-33		Особові справи дітей, які опинились в складних життєвих обставинах		75 років¹ ЕПК ст. 16 «б»	^{¹Після зняття з облік}
Соціальний захист дітей , які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування
09-34		Журнал обліку повідомлень про дитину, залишену без батьківського піклування	1	Постійно ст. 121 «б»	^{До ліквідації організацій}
09-35		Книга первинного обліку дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування	1	Постійно ст.121 «а»	^{До ліквідації організацій}
09-36		Журнал обліку потенційних опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів	1	Постійно ст.121 «а»	^{До ліквідації організацій}
09-37		Облік нерухомого майна дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування	1	Постійно ст.121 «а»	^{До ліквідації організацій}
09-38		Книга обліку дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування , які прибули з інших територій	1	Постійно ст.121 «а»	^{До ліквідації організацій}
09-39		Особові справи дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування		75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
1		2	3	4	⁵
Соціальний захист дітей, які перебувають в інтернатних закладах області
09-40		Особові справи на дітей, які знаходяться в інтернатних закладах області		75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
09-41		Особові справи на дітей, які знаходяться в спеціалізованому обласному будинку дитини		75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
Діяльність закладів соціального захисту дітей
09-42		Книга обліку направлень та повернень дітей та інші документи щодо Сквирського дитячого будинку «Надія»	1	5 років ст. 699
09-43		Особові справи на дітей та батьків-вихователів з дитячих будинків сімейного типу		75 років¹ ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
09-44		Особові справи на дітей та прийомних батьків з прийомних сімей		75 років¹ ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
09-45		Документи на осіб, з числа дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування які навчаються в ПТУ, ВНЗ	1	75 років¹ ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
09-46		Документи на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, які зняті з обліку		75 років¹ ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
Усиновлення
09-47		Книга обліку дітей, які можуть бути усиновлені	1	75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹До ліквідації організації}
09-48		Книга обліку кандидатів в усиновлювачів	1	75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹До ліквідації організації}
09-49		Книга обліку усиновлених дітей, за умовами проживання і виховання яких здійснюється нагляд	1	75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹До ліквідації організації}
09-50		Книга обліку дітей, усиновлених вітчимом або мачухою	1	75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹До ліквідації організації}
09-51		Справи на кандидатів в усиновлювачі		75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
09-52		Анкети на дітей, які можуть бути усиновленими, та документи до них		75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
1		2	3	4	5
09-53		Справи дітей, які усиновлені		75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
09-54		Документи щодо знищення неактуальних анкет та документів до них на дітей, які зняті з обліку	1	75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
09-55		Документи до справ дітей, які зняті з обліку, з підстав передбачених п.17 п.п. 1-7 ПКМУ № 905 від 08.10.2008 р.	1	75 років¹ ЕПК ст.16 «б»	^{¹Після зняття з обліку}
Багатодітні сім’ї
09-56		Реєстраційна книга видачі посвідчень батьків багатодітної сім’ї	1	3 роки ст. 127 «а»
09-57		Реєстраційна книга видачі посвідчень дітей з багатодітної сім’ї	1	3 роки ст. 127 «а»
09-58		Нагородні листи кандидатур на присвоєння почесного звання України «Мати героїня»	1	3 роки ст. 491
Торгівля людьми
09-59		Журнал реєстрації заяв осіб, які мають намір отримати статус особи, яка постраждала від торгівлі людьми	1	Постійно ст.121 «а»
09-60		Журнал реєстрації видачі довідок про встановлення про встановлення статусу особи, яка постраждала від торгівлі людьми	1	Постійно ст.121 «а»
Насильство
09-61		Журнал реєстрації заяв та повідомлень про вчинення насильства в сім’ї або реальну загрозу його вчинення	1	Постійно ст.121 «а»	^{До ліквідації організацій}
09-62		Журнал реєстрації заяв про вчинення домашнього насильства та насильства за ознакою статі	1	Постійно ст.121 «а»	^{До ліквідації організацій}
09-63		Журнал реєстрації повідомлень про вчинення домашнього насильства та насильства за ознакою статі	1	Постійно ст.121 «а»	^{До ліквідації організацій}
КСЗІ ЄІАС «Діти»
09-64		Технічний журнал експлуатації засобів КСЗІ ЄІАС «Діти»	1	Постійно ст.121 «а»	^{Доки не мине потреба}
09-65		Журнали обліку користувачів ЄІАС «Діти»	1	Постійно ст.121 «а»	^{Доки не мине потреба}
09-66		Журнал обліку нештатних ситуацій в КСЗІ ЄІАС «Діти»	1	Постійно ст.121 «а»	^{Доки не мине потреба}
1		2	3	4	5
09-67		Журнал обліку захищених інформаційних ресурсів ЄІАС «Діти»	1	Постійно ст.121 «а»	^{Доки не мине потреба}
09-68		Опис засобів КЗІ та документів, що знаходяться в користуванні	1	Постійно ст.121 «а»	^{Доки не мине потреба}
09-69		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		3 роки ¹ ст. 45 б
ВІДДІЛ 10– ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯ
Бюджетний відділ
10-01		Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної ради України; Укази, розпорядження Президента України; декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови (копії)		Доки не мине потреба
10-02		Розпорядження голови Сквирської міської ради		Доки не мине потреба
10-03		Річний план роботи бюджетного відділу фінансово управління Сквирської міської ради		Доки не мине потреба
10-04		Звіт про виконання річного плану роботи бюджетного відділу фінансового управління Сквирської міської ради		Постійно 173 «а»
10-05		Мережа штатів та контингентів установ та організацій, що утримуються за кошти міського бюджету		Постійно 181 «а»
10-06		Бюджет Сквирської міської територіальної громади		Постійно 173 «а»
10-07		Інструктивні матеріали та вказівки Міністерства фінансів України, Державної казначейської служби України та інших міністерств та відомств (копії)		Доки не мине потреба
1		2	3	4	5
10-08		Помісячні розписи субвенцій, дотацій з державного та обласного бюджетів		Доки не мине потреба
10-09		Бюджетні запити		5 років. 175
10-10		Паспорти бюджетних програм		Постійно 193 «а»
10-11		Документи на оформлення позик, надані органами держказначейства		5 років 76
10-12		Довідки про внесення зміни до розпису, кошторису головних розпорядників коштів Сквирської міської територіальної громади (копії)		Доки не мине потреба
10-13		Розпорядження про виділення коштів загального, спеціального фондів місцевого бюджету		Доки не мине потреба
10-14		Штатні розписи головних розпорядників коштів Сквирської міської територіальної громади (копії)		Доки не мине потреба
10-15		Кошториси головних розпорядників та одержувачів коштів		5 р. ЕПК 182
10-16		Звіт про виконання бюджету Сквирської міської територіальної громади		Доки не мине потреба
10-17		Банківські документи, платіжні доручення, реєстри, бюджетні та фінансові зобов’язання		5років 341
10-18		Угоди на передачу міжбюджетних трансфертів		Доки не мине потреба
10-19		Листування з відділами Сквирської міської ради та іншими організаціями з фінансових питань		Доки не мине потреба
10-20		Витяг з номенклатури справ фінансового управління Сквирської міської ради з питань роботи бюджетного відділу		Доки не мине потреба
Сектор доходів
10-21		Закони, постанови та інші акти Верховної ради України; постанови, акти, рішення, інші акти комітетів і комісії Верховної ради України; декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)		Доки не мине потреба
10-22		Класифікатори доходів бюджету		До заміни новими 260
1		2	3	4	5
10-23		Річні плани з податків і зборів (обов’язкових платежів) по бюджету Сквирської міської територіальної громади		5 років 262
10-24		Проекти річного плану з податків і зборів (обов’язкових платежів); документи (розрахунки, довідки, відомості), що стосуються його розроблення та попередніх розрахунків бюджету Сквирської міської територіальної громади		5 років 263
10-25		Документи (огляди, відомості, доповідні записки) про сплату податків і зборів (обов’язкових платежів) до бюджету Сквирської міської територіальної громади		5 р.ЕПК 267
10-26		Документи (розрахунки, звіти) про суми виплачених доходів від депозитів.		5 р. 279
10-27		Документи (довідки, відомості) органів місцевого самоврядування про внесення змін до плану по доходам Сквирської міської територіальної громади		5 років. 164
10-28		Документи (висновки, довідки, доповідні записки) з аналізу виконання бюджету Сквирської міської територіальної громади		10 р. ЕПК 179
10-29		Відомості, листи про ставки податків і зборів (обов’язкових платежів)		5 років 266
10-30		Відомості про податковий борг за податковими зобов’язання-ми платників податків і зборів (обов’язкових платежів)		5 р. 275
10-31		Листування з Департаментом фінансів обласної державної адміністрації з питань надходжень до місцевого бюджету та інформацій до виконання.		5 р.ЕПК 22
10-32		Листування з підприємствами та установами з питань надходжень до бюджету Сквирської міської територіальної громади		5 р.ЕПК 23
10-33		Журнал реєстрації довідок по платі за ліцензії на право роздрібної торгівлі алкогольними і тютюновими виробами		5 років 352 «г»
1		2	3	4	5
10-34		Реєстраційні журнали телеграм, телефонограм, факсограм, електронних повідомлень		5років 126
10-35		Плани робіт сектору доходів фінансового управління Сквирської міської ради		До заміни новим ст. 20-б
10-36		Витяг з номенклатури справ фінансового управління Сквирської міської ради з питань роботи сектору доходів		5 років 112 «в»	^{Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації}
Сектор аудиту
10-37		Закони, Постанови та інші акти Верховної Ради; Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України; Укази, розпорядження Президента України (за напрямом роботи)		Доки не мине потреба
10-38		Розпорядження голови Сквирської міської ради(копії). Рішення, протоколи засідань Сквирської міської ради, надіслані до відома		Доки не мине потреба
10-39		Річний (місячний, квартальний) план роботи і звіти про його виконання		Доки не мине потреба
10-40		Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності головних розпорядників та одержувачів коштів міського бюджету, підприємств та організації		5р. 77
10-41		Листування про проведення перевірок головних розпорядників та одержувачів коштів міського бюджету, підприємств та організації		5р. 84
10-42		Номенклатура справ		5 р. 112 «в»	^{*після заміни новою та за умови складення описів справ}
10-43		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		5 років ¹ ст. 45 б
1		2	3	4	5
11. Відділ капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради
11-01		Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної ради України; Укази, розпорядження Президента України; декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови (копії)		Доки не мине потреба¹ ст. 1б, 2б, 3б	^¹
11-02		Розпорядження Сквирського міського голови (копії)		Доки не мине потреба
11-03		Установчі документи (виписка з Єдиного державного реєстру, положення) відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради		До ліквідації організації1 ст.30	^{1Надіслані до відома – 1 р. після заміни новими}
11-04		Посадові інструкції працівників відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради		5 років1,2 ст. 43	^{1Після заміни новими} ^{2 Оригінали зберігаються у спеціаліста з питань кадрової роботи}
11-05		Поточні плани роботи відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради		Доки не мине потреба ст. 162
11-06		Звіти відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради про виконання поточних планів		5 років ст. 299
11-07		Накази з основної діяльності (оригінали)		Постійно ст. 16а
11-08		Журнал реєстрації наказів з основної діяльності		Постійно ст. 121
11-09		Реєстраційний журнал вхідних документів		5 років ст. 122
11-10		Реєстраційний журнал вихідних документів		5 років ст. 122
1		2	3	4	5
11-11		Листування з місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, з підвідомчими (підпорядкованими) та іншими організаціями з основних (профільних) питань діяльності		5 років ЕПК, ст.22 та 23 ст.1038
11-12		Паспорти будівель, споруд1, обладнання		5 р.2 ст.1038	^{1Паспорти будівель, споруд – архітектур-них пам’яток, які пе-ребувають під охороною держави, – пост.} ^{2Після ліквідації ос-новних засобів}
11-13		Реєстр об’єктів комунальної власності Сквирської міської територіальної громади		Постійно ст. 1045
11-14		Журнал реєстрації технічних паспортів та витягів з державного реєстру речових прав на об’єкти комунальної власності Сквирської міської ради		5 р. 2 ст. 1038	^{2Після ліквідації основних засобів}
11-15		Акти приймання-передавання майна у власність Сквирської міської територіальної громади		Постійно ст. 1046-а	^{До ліквідації організації}
11-16		Переліки об’єктів майна Сквирської міської територіальної громади, що підлягають приватизації		Постійно ст. 1201
11-17		Протоколи торгів (аукціонів, конкурсів) з купівлі-продажу будівель		Постійно ст. 1041	^{До ліквідації організації}
11-18		Договори про купівлю-продаж будівель та документи до них		Постійно ст. 1042	^{До ліквідації організації}
11-19		Документи (листи про виконання експертних оцінок, договори, акти, експертні висновки, паспорти-сертифікати, звіти) про експертну оцінку об’єктів, майна:		ст. 1204	^{1Після закінчення строку дії договору}
11-20		а) тих, що передбачають зміну форм власності (приватизація, відчуження)		Постійно	^{До ліквідації організації}
11-21		б) тих, що не передбачають зміну власності (оренда, інше)		5 р.1	^{3 р.1}
1		2	3	4	5
11-22		Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду		5 р.1	^{1Після закінчення строку дії договору}
11-23		Журнал реєстрації договорів, угод оренди об’єктів нерухомості		5 р.1,2 ст. 352-в	^{1Після закінчення строку дії останнього договору} ^{2За умови завершення ревізії}
11-24		Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)		5 р.1 ,2,3 ст. 330	^{1Після закінчення строків дії договорів, угод 2За умови завершен-ня ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фіансово-господарсь-кої діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), пору-шення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберіга-ються до ухвалення остаточного рішення}
1		2	3	4	5
11-25		Журнал реєстрації господарських договорів, угод		5 р. 1,2,3 ст. 352-в	^{1Після закінчення строку дії останнього договору} ^{2За умови завершення ревізії} ^{3Документи, що під-лягають фінансовому моніторингу -5 р.}
11-26		Річна фінансова та бюджетна звітність		Постійно ст. 311-б
11-27		Квартальна фінансова та бюджетна звітність		5 р.1 ст. 311-в	^{1За відсутності річних – постійно}
11-28		Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (корінці чекових книжок, рахунки-фактури, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, акти про приймання-здавання виконаних робіт і послуг, виписки з рахунку, заявки на видачу готівки та перерахування коштів тощо)		5 р.1,2 ст. 336	^{1За умови завершення перевірки дер-жавними податковими органами з питань дотриман-ня податкового законодавства. для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії.}
1		2	3	4	⁵
11-29		Документи (протоколи засідань інвентаризаційної комісії, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості, акти про приймання, здавання та списання майна і матеріалів) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо		5р.1 ст. 345	^{1 Див. примітки один і два до справи 08-28}
11-30		Меморіальні ордери та додатки до них		5 р. 1 ст. 351	^{1 Див. примітки один і два до справи 08-28}
11-31		Книга “Журнал-головна”		5 р. 1 ст. 351	^{1 Див. примітки один і два до справи 08-28}
11-32		Протоколи щодо прийняття рішень уповноваженою особою		Постійно ст. 14
11-33		Квартирні справи (протоколи, довідки, висновки, відомості) одержувачів житла		5 р.1 ст. 755	^{1Після надання житлової площі або зняття з квар обліку}
11-34		Протоколи засідань житлових комісій		5 р. ст. 759
11-35		Списки черговості на одержання житла		До заміни новими ст. 760
11-36		Книга обліку громадян, які перебувають на черзі на одержання жилої площі у виконкомі Сквирської міської ради		ст. 760
11-37		Номенклатура справ відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради.		5 р.1 ст. 112 в	^{1Після заміни новими}
11-38		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		3 роки ¹ ст. 45 б
12 –ВІДДІЛПРАЦІ, СОЦІАЛЬНОГО ЗАХИСТУ ТА СОЦІАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
	12-01	Закони України (копії)		Доки не мине потреба ст.2 «б»
	1	2	3	4	5
	12-02	Укази ,розпорядження Президента України (копії)		Доки не мине потреба ст.2 «б»
	12-03	Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України (копії)		Доки не мине потреба ст.2 «б»
	12-04	Розпорядження,накази голови міської ради, рішення сесії міської ради, рішення виконавчого комітету Сквирської міської ради .		Доки не мине потреба ст.3 «б»
	12-05	Накази начальника відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення Сквирської міської ради з основної діяльності		Постійно ст.16-а
	12-06	Нормативні документи (програми, порядки) для здійснення основної діяльності		Доки не мине потреба ст.3 «б»
	12-07	Положення про відділ (копія)		Доки не мине потреба ст.3 «б»
	12-08	Посадові інструкції працівників відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення Сквирської міської ради		5років¹ ст. 43	Після заміни новими
12-09		Листування з установами, організаціями, підприємствами з питань діяльності відділу (вхідна інформація)		5 років ЕПК ст. 22
12-10		Листування з установами, організаціями, підприємствами з питань діяльності відділу (вихідна інформація)		5 років ЕПК ст. 22
12-11		Оперативні плани з усіх напрямків діяльності відділу		Доки не мине потреба ст. 162
12-12		Журнал реєстрації наказів основної діяльності		Постійно ст.121-а
12-13		Журнал реєстрації вхідних документів		5 роки ст.122
1		2	3	4	5
12-14		Журнал реєстрації вихідних документів		5 роки ст.122
12-15		Журнал усного прийому громадян		5 роки ст.122
12-16		Річний кошторис доходів та видатків відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення		Постійно ст..193а
12-17		Річний бухгалтерський звіт про виконання бюджету		Постійно ст.181б
12-18		Квартальний бухгалтерський звіт про виконання бюджету		5 р. ст. 181в
12-19		Місячні звіти про заборгованість та зобов»язання		5р. ст. 181г
12-20		Первинні документи і додатки до них, що фіксують господарські операції (банківські документи, ордери та інше)		5р`. ст. 336	За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, суперечок, порушення, кримінальних справ, відкриття судами впровадження у справах зберігається до ухвалення остаточного рішення
1		2	3	4	5
12-21		Головна книга (бухгалтерський облік)		5р.` ст. 351	*Примітка до справи з індексом 012-18
12-22		Оборотні відомості		5р.` ст. 351	*Примітка до справи з індексом 012-18
12-23		Реєстри фінансових та юридичних зобов’язань		5р.` ст. 351	*Примітка до справи з індексом 012-18
12-24		Договори, угоди (господарські, операційні, тощо)		5р. ст.330	*Примітка до справи з індексом 012-18
12-25		Розпорядження ,розподіл виділених бюджетних асигнувань розпоряднику 3 рівня		5р. ст. 351
12-26		Розпорядження ,заявки про виділення коштів		5р. ст. 351
12-27		Реєстри платіжних доручень		5р. ст. 352
12-28		Документи (програми, інструкції , довідки, листи) про організацію і впровадження автономної системи обліку та звітності.		5р. ст. 346
12-29		Застосування електронних закупівель «Прозоро»		Доки не мине потреба
12-30		Паспорт бюджетної програми місцевого бюджету відділу праці , соціального захисту та соціального забезпечення		Постійно ст.193а
12-31		Бюджетний запит відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення		Постійно ст.193а
12-32		Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення		5 років ст. 341
12-33		Первинні документи фізичних осіб на надання одноразової матеріальної допомоги по програмі «Турбота»	Т.12	5 років ст. 700
12-34		Первинні документи пільгових категорій громадян з оплати послуг зв’язку		5 років ст. 700
1		2	3	4	5
12-35		Первинні документи громадян,які мають право на пільговий проїзд в межах території України.		5 років ст. 700
12-36		Протоколи засідань міської комісії з питань легалізації виплати заробітної плати та зайнятості населення , погашення заборгованості із виплати заробітної плати (грошового забезпечення ),пенсій, стипендій та інших соціальних виплат		5 років ст. 13
12-37		Справа фонду (історична довідка, доповнення до неї, опис справ, акти перевіряння наявності справ, акти передачі документів на державне зберігання; акти про виділення для знищення документів		Постійно, ст. 130	При ліквідації відділу передається на державне зберігання
12-38		Документи (акти , довідки) про перевірку архівними установами стану діловодства та архівної справи		5 років ст. 110	Після наступної перевірки
12-39		Опис справ постійного зберігання		Постійно ст. 137а
12-40		Опис справ тимчасового зберігання		5 років ст.137 б	Після знищення справ
12-41		Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них		5 років ¹ ст. 45 б
13. УПРАВЛІННЯ (ЦЕНТР) НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ
13-01		Положення про Управління (Центр) надання адміністративних послуг Сквирської міської ради (копія)		75 р. ст. 39
13-02		Посадові інструкції працівників Управління (Центру) надання адміністративних послуг Сквирської міської ради		5 р. ст. 43
13-03		Рішення Сквирської міської ради та її виконавчого комітету у сфері надання адміністративних послуг. Копії		Доки не мине потреба¹ ст. 16-а
13-04		Розпорядження Сквирського міського голови (до відома)		Доки не мине потреба¹ ст. 16-б
1		2	3	4	5
13-05		Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, суб’єктами господарювання з питань надання адміністративних послуг		5 років, ст. 22
13-06		Накази начальника управління – адміністратора Управління (Центру) надання адміністративних послуг Сквирської міської ради з основної діяльності		Постійно ст. 16-а
13-07		Інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг		До заміни новими ст. 20-б
13-08		Журнал реєстрації місцевих відряджень		5 р. ст. 1037
13-09		Відомість про проведення інструктажу та ознайомлення з інструкціями з охорони праці та заходів пожежної безпеки		10 р. ст. 482
13-10		Адміністративні справи (описи вхідного пакету документів сформовані в результаті звернень осіб для отримання адміністративних послуг, документи про сплату адміністративного збору, заяви)		5 р. ст. 82-б
13-11		Документація типових робочих місць сторонніх користувачів Державного земельного кадастру		10 р.¹ ст. 2159	¹^{Після зняття з експлуатації}
13-12		Документи (рішення, акти, звіти, повідомлення, виписки з державного реєстру, заяви, довідки, доповідні записки тощо) про створення та діяльність Управління (Центру) надання адміністративних послуг Сквирської міської ради		Пост. До ліквідації організації ст. 35
13-13		Договори, угоди, меморандуми про співробітництво з питань надання адміністративних послуг		10 р. ст. 62
1		2	3	4	5
13-14		Номенклатура справ Управління (Центру) надання адміністративних послуг Сквирської міської ради		3 р.* ст. 112-в	*Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозд.
13-01 ВІДДІЛ ВЕДЕННЯ РЕЄСТРУ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ
13-01-01		Рішення Сквирської міської ради, виконавчого комітету Сквирської міської ради, розпорядження міського голови (копії)		Доки не мине потреба¹ ст. 7-б
13-01-02		Листування, відомості про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання до відділу ведення Державного реєстру виборців Білоцерківської районної державної адміністрації		5 р. ЕПК ст. 22, 23, 24, 85
13-01-03		Листування, повідомлення про зняття з реєстрації місця проживання з інших адміністративно-територіальних одиниць		5 р. ЕПК ст. 22, 23, 24, 85
13-01-04		Заяви про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб		5 років ст. 26
13-01-05		Картки реєстрації особи		75 років ЕПК ст. 20
13-01-06		Адресні картки особи		75 років ЕПК ст. 21
13-01-07		Журнал реєстрації матеріалів про адміністративні правопорушення (або в електронному вигляді)		5 років ст. 122
13-01-08		Адміністративні матеріали		5 років ст. 122
13-01-09		Заяви та документи щодо надання інформації/довідок з Реєстру територіальної громади		5 років ст. 122
13-02 ВІДДІЛ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ
13-02-01		Журнал реєстрації пропозицій, скарг громадян		5 років, ст. 124
1		2	3	4	5
13-02-02		Реєстри прийнятих заяв для формування актів обстеження матеріально побутових умов		5 р. ст. 82 б
13-02-03		Реєстри передання прийнятих документів щодо призначення усіх видів соціальної допомоги		5 р. ст. 82 б
13-03 ВІДДІЛ НАДАННЯ ПАСПОРТНИХ ПОСЛУГ
13-03-01		Документація вузла доступу Управління (Центру) надання адміністративних послуг Сквирської міської ради до Єдиного державного демографічного реєстру		10 р.¹ ст. 2159	¹^{Після зняття з експлуатації}
14-ВІДДІЛ АРХІТЕКТУРИ, МІСТОБУДУВАННЯ ТА ІНФРАСТРУКТУРИ
14-01		Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції сектору (копії)		Доки не мине потреба
14-02		Положення про сектор (копія)		Доки не мине потреба	*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради
14-03		Посадові інструкції працівників сектору (копії)		Доки не мине потреба
14-04		Річні плани роботи сектору		Постійно ст.157-а
14-05		Листування з питань містобудування та архітектури із органами вищого рівня, підприємствами, установами, організаціями		Доки не мине потреба
14-06		Накази начальника сектору містобудування та архітектури з основної діяльності		Постійно, ст. 16а
14-07		Реєстраційний журнал наказів завідувача сектору містобудування та архітектури з основної діяльності		Постійно ст. 121-а
14-08		Містобудівна документація, генеральні плани, детальні плани, плани зонування		Постійно ст. 1520
14-09		Будівельні паспорти забудови присадибної ділянки		5 р. ст. 1540
1		2	3	4	5
14-10		Паспорти прив’язки тимчасових споруд		5 р.ст. 1540
14-11		Містобудівні умови та обмеження		5 р. ст. 1540
14-12		Журнал реєстрації заяв на видачу будівельного паспорту		5 р. ст. 1521
14-13		Журнал реєстрації заяв на видачу містобудівних умов і обмежень		5 р. ст. 1521
14-14		Журнал реєстрації заяв на паспорт прив’язки тимчасових споруд		5 р. ст. 1521
14-15		Витяг із зведеної номенклатури справ сектору		5 років ст. 112 „в”	¹Після заміни новою
15- СЕКТОР ЦИВІЛЬНОГО ЗАХИСТУ, МОБІЛЬНОЇ ТА ОБОРОННОЇ РОБОТИ
15-01		Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції сектору (копії)		Доки не мине потреба
15-02		Положення про сектор (копія)		Доки не мине потреба	*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради
15-03		Посадові інструкції працівників сектору (копії)		Доки не мине потреба
1		2	3	4	⁵
15-04		Річні плани роботи сектору		Постійно ст.157-а
15-05		Положення про комісію з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій Сквирської міської ради		Доки не мине потреба ст. 39
15-07		Протоколи засідань обласної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при облдержадміністрації (копії)		Доки не мине потреба ст.14 б)
15-07		Протоколи засідань оперативного штабу Сквирської міської ради		Доки не мине потреба, ст. 15
15-08		Протоколи засідання міської комісії з питань техногенно екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при Сквирській міській раді		Постійно ст.14 а)
15-09		Плани роботи постійної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій		5 р. ст. 160
15-10		Функціональні обов’язки членів територіальної комісії з питань техногенно екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при міській раді		5 р. ст. 43
15-11		Документи (інформації, зведення, довідки, звіти) щодо виконання обласної цільової соціальної Програми захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, забезпечення пожежної безпеки на 2018-2022 роки, а також документи щодо виконання районної цільової соціальної Програми захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, забезпечення пожежної безпеки на 2018-2022 роки		Доки не мине потреба ст.148 б)
15-12		Номенклатура матеріального резерву для попередження і ліквідації надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру на території громади		5 р. ст.1189
15-13		Угоди на постачання матеріальних засобів для матеріального резерву, а також транспорту з метою попередження виникнення надзвичайних ситуацій та ліквідації їх наслідків		3 р. ст.1194
15-14		Документація щодо захисних споруд цивільного захисту		3 р., ЕПК
15-15		Документи по навчанню слухачів Сквирської громади у сфері цивільного захисту (ЦО)		3 р. ст. 1196
1		2	3	4	5
15-16		Інструкції, методичні вказівки Департаменту з цивільного захисту обласної держадміністрації з питань цивільного захисту		До заміни новими ст.20 б
15-17		Документи (нормативні акти, плани взаємодії, сили та засоби цивільного захисту, інструкції) про оперативне реагування та надзвичайні ситуації		До заміни новими ст.20 б)
15-18		Документи (інформації, акти , відомості, зведення, довідки, звіти) щодо виконання Програми знезараження землі від пестицидів і отрутохімікатів та знешкодження непридатних до використання пестицидів у Сквирському районі на 2016-2020 роки, та відомості про наявність в районі хімічних небезпечних речовин і їх знешкодження		Доки не мине потреба ст.148 б)
15-19		Листування (інформації, зведення, довідки, звіти) надіслані до відома та використання у роботі		5 р. ст. 24
15-20		Листування( відомості, довідки,акти) про стан та кількість водних об’єктів, місць масового відпочинку людей на водних об’єктах громади (копії)		5 р. ЕПК ст.23
15-21		Листування (відомості, довідки, акти ) про стан забезпечення пожежної безпеки в лісах громади, с/г угіддях, населених пунктах		5 р. ЕПК ст.23
15-22		Листування (відомості, довідки, акти) по безаварійному пропуску осінньо-зимових дощових паводків, льодоходу і весняної повені в районі		5 р. ЕПК ст.23
15-23		Документи (акти, накладні, угоди,шляхові листи) на списання пального виділеного з резервного фонду (копії)		Доки не мине потреба, ЕК
15-24		Документи на виділення коштів з резервного фонду при виникненні надзвичайної ситуації та документи на їх використання (копії)		Доки не мине потреба, ЕК
15-25		Листування (акти, інформації, відомості) щодо перевірки шляхів під час надзвичайних ситуацій в осінньо зимовий період		5 р. ст.1197
1		2	3	4	5
15-26		Заяви та скарги громадян з особистих питань та документи по їх розгляду		5 р. ст. 82 б)
15-27		Листування (акти, відомості) з питань стихійних сміттєзвалищ твердих побутових відходів, полігону твердих побутових відходів		5 р. ЕПК ст. 23
15-28		Листування (відомості, листування, накази, акти) по озелененню населених пунктів, боротьба з омелою, амброзією тощо		5 р. ЕПК ст.23
15-29		Листування (відомості, акти, довідки) по питній воді в районі та харчуванню		5 р. ЕПК ст.23
15-30		Листування (відомості, акти, довідки) про поширення епідемії в районі (грип, сказ тощо)		5 р. ЕПК ст.23
15-31		План евакуації населення району в разі виникнення надзвичайної ситуації		Постійно ст.1198
15-32		Листування з Департаментом екології та природних ресурсів облдержадміністрації та державною екологічною інспекцією в Київській області щодо забруднення навколишнього природного середовища та листування з Київським управлінням водних ресурсів		5 р. ЕПК ст.23
15-33		Витяг із зведеної номенклатури справ сектору		5 років ст. 112 „в”	¹Після заміни новою
^{16- СЕКТОР ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РАДИ ОРГАНІЗАЦІЙНОГО ВІДДІЛУ}
16-01		Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції сектору (копії)		Доки не мине потреба
16-02		Положення про сектор (копія)		Доки не мине потреба	*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради
16-03		Посадові інструкції працівників сектору (копії)		Доки не мине потреба
16-04		Річні плани роботи сектору		Постійно ст.157-а
1		2	3	4	⁵
16-05		Листування з питань інформаційного забезпечення із органами вищого рівня, підприємствами, установами, організаціями		Доки не мине потреба
16-06		Документація з питань інформаційного забезпечення рад		Постійно ст. 1520
16-07		Витяг із зведеної номенклатури справ сектору		3 роки² ст. 112 „в”	¹Після заміни новою
17- Старостат Сквирської міської ради
Старостинський округ №1 (с.Самгородок,с.Саврань, с.Новий Шлях, с.Мовчанівка,с.Рибчинці, с.Ульянівка__________(17__/1); Старостинський округ №2 (с.Шамраївка) __________(17__/2); Старостинський округ №3 (с.Руда, с.Владиславка) ___________(17__/3); Старостинський округ №4 (с.Буки, с.Великі Єрчики, с.Малі Єрчики, с.Рогізна, с.Краснянка, с.Дунайка) ___________(17___/4); Старостинський округ №5 (с.Дулицьке, с.Безпечна, Чубинці, с.Таборів, Красноліси ) ____________(17__/5); Старостинський округ №6 (с. Пустоварівка, с.Тарасівка, с.Нова Пустоварівка, с.Кам’яна Гребля, с.Золотуха) ___________(17__/6); Старостинський округ №7 (с.Селезенівка,с.Домантівка, с.Ями,с.Квітневе, с.Шапіївка, с.Токарівка __________(17__/7); Старостинський округ №8 (с. Кривошиїнці, с.Цапіївка, с.Малі Лисовці, с.Миньківці) ____________(17___/8); Старостинський округ №9 (с.Горобіївка, с.Лаврики, с.Каленна, с.Оріховець, _______________(17-_/9); Старостинський округ №10 (с. Антонів, с.Тхорівка, с.Шаліївка, с.Терешки ______________(17-_/10)
1		2	3	4	5
17-01		Закони України; Укази, розпорядження Президента України; постанови Верховної Ради України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)		Доки не мине потреба ст. 1б, 2б, 3б
17-02		Рішення сесій, рішення виконавчого комітету, розпорядження голови Сквирської міської ради (копії) та документи (довідки, доповідні, розрахунки та інше) з їх виконання		Доки не мине потреба¹	¹ надіслані до відому
17-03		Доручення Сквирського міського голови та документи (довідки, доповідні, розрахунки та інше) з їх виконання		Пост.¹ ст. 6 а	¹ надіслані до відому – доки не мине потреба
17-04		Положення про старосту (копія)		До зміни новими
17-05		Інструкція з діловодства в Сквирській міській раді		До заміни новою, ст. 20б
17-06		Погосподарська книга		Пост. ст. 786	До Державного архіву надходять через 75 р.
17-07		Довіреності із зазначенням строку їх дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення)		5 р.	Наказ Мін’юсту від 22.10.2010 № 3253/5. У разі скасування. після закінчення строку їх дії скасування
17-08		Реєстр для реєстрації заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріального посвідчених		Пост.	Наказ Мін’юсту від 22.10.2010 № 3253/5
17-09		Заповіти (крім секретних)		75 р. ЕПК	Наказ Мін’юсту від 22.10.2010 № 3253/5. Закон України ,,Про нотаріат”
17-10		Алфавітна книга обліку заповітів		75 р. ЕПК	Наказ Мін’юсту від 22.10.2010 № 3253/5.
17-11		Заяви про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна, за яким припинено провадження		75 р. ЕПК
1		2	3	4	5
17-12		Акти опису спадкового майна		75 р. ЕПК
17-13		Реєстри для реєстрації нотаріальних дій		Пост.
17-14		Журнал реєстрації виданих довідок		3 р. ст.122
17-15		Журнал реєстрації вхідної кореспонденції		3 роки, ст. 124
17-16		Журнал реєстрації вихідної кореспонденції		5 років, ЕПК, ст. 122
17-17		Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру; документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду		5 р.¹ ст. 82-б
17-18		Журнал реєстрації телефонограм, телеграм, телефаксів, електронних повідомлень		5 р. ст. 122
17-19		Журнал особистого прийому старости		5 р. ст. 122
17-20		Картки первинного обліку призовників і військовозобов’язаних		5 р.	Після звільнення. Постанова КМУ від 07.12.2016 № 921
17-21		Списки призовників і військовозобов’язаних		5 р.	Постанова КМУ від 07.12.2016 № 921
17-22		Списки юнаків, які підлягають приписці до призовних дільниць		5 р.	Постанова КМУ від 07.12.2016 № 921
17-23		Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних		1 р. ст. 668
17-24		Журнал перевірок стану первинного обліку військовозобов’язаних		3 р. ст. 671
17-25		Акти приймання –передавання справ (документів) на зберігання згідно з описом № 2 –к справ з кадрових питань (особового складу) за 1944-2020 роки та описом №3 за 1945 -2020 роки		75 р. ЕПК
17-26		Витяг із зведеної номенклатури справ		5 р.¹ ст. 112 в	¹Після заміни новою
18 - Відділ державного архітектурно-будівельного контролю

18-01		Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Президента України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції відділу (копії)		Доки не мене потреба ст. 1 «б»
18-02		Накази, розпорядження центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій		Доки не мине потреба1 ст. 16-а
18-03		Положення про відділ державного архітектурно-будівельного контролю (копія)		5 років^1,2 ст. 28 «б»	¹Після заміни новим. ²Оригінал зберігається, як додаток до рішення міської ради
18-04		Посадові інструкції працівників відділу (копії)		5 років ^1,2 ст. 43	¹ Після заміни новим. ²Оригінал зберігається у спеціаліста з питань кадрової роботи
18-05		Правила внутрішнього трудового розпорядку		5 років¹ ст. 397
18-06		Примірна номенклатура справ міської ради та відділу ДАБК		5 років ст. 112-а
18-07		Рішення, рекомендації, протоколи, засідань постійних консультативно-дорадчих і тимчасових контрольних органів (комісій та рад), що утворюються при виконавчому комітеті міської ради (за умови їх утворення)		Постійно ст. 11, 14-а	¹Документи формуються у справи по кожному органу окремо
18-08		Річні плани роботи відділу		Постійно ст. 157-а
18-09		Інформаційні картки з переліком адміністративних послуг		До заміни новими ст. 20-б
18-10		Технологічні картки адміністративних послуг		До заміни новими ст. 20-б
18-11		Документи (акти, довідки) про перевірку архівними установами стану діловодства та архівної справи		1 рік ст. 110
18-12		Опис справ постійного зберігання		Постійно ст. 137-а
18-13		Опис справ тимчасового зберігання		Постійно ст. 137-а
18-14		Журнал реєстрації вхідних заяв, пропозицій, скарг від громадян		5 р. ст. 124
18-15		Журнал реєстрації вихідної кореспонденції на звернення, пропозиції та скарги громадян		5 років, ст. 82 «б»
18-16		Журнал реєстрації вхідної кореспонденції від ФОП, організацій, підприємств, фірм		5 років, ст. 124
18-17		Журнал реєстрації вихідної кореспонденції на адресу ФОП, організацій, підприємств, фірм		5 років, ЕПК, ст. 122
18-18		Звернення (пропозиції, заяви, скарги) від громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду		Постійно, 5 років¹, ст. 82 „а”
18-19		Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, з підвідомчими (підпорядкованими) та іншими організаціями з питань земельних відносин		5 років, ст. 22, 23
18-20		Журнал реєстрації вхідних запитів про надання публічної інформації		5 років, ст. 124
18-21		Журнал реєстрації вихідної кореспонденції, що надається на запити про надання публічної інформації		5 років, ст. 122
18-22		Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики, тощо), що подаються до судових органів, копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов		5 років ст. 89
18-23		Книга обліку господарського майна і матеріальних активів відділу ДАБК		5 років ст. 351
18-24		Документи (пропозиції, відомості, аналітичні довідки) структурних підрозділів міської ради, установ, організацій та підприємств до різних цільових програм розвитку Сквирської міської територіальної громади		5 років ст. 163
18-25		Довідки, контрольні листи, звіти контролю виконання документів (доручення, розпорядження голови міської ради)		5 років ст. 123
18-26		Статистичні звіти (довідки, доповідні записки) та оперативна інформація		5 років ст. 303
18-27		Звіти відділу (квартальні, річні) про результати роботи		1 рік ст. 299
18-28		Накази з основної діяльності (оригінали)		Постійно ст. 16а
18-29		Журнал реєстрації наказів з основної діяльності		Постійно ст. 121-а
18-30		Журнал реєстрації особистого прийому громадян		3 роки ст. 122
18-31		Повідомлення про початок виконання підготовчих робіт / про зміну даних у повідомленні про початок виконання підготовчих робіт		5 р.¹ ст. 1532	¹ після введення об’єкту в експлуатацію
18-32		Повідомлення про початок виконання будівельних робіт щодо об’єктів, будівництво яких здійснюється на підставі будівельного паспорта/про зміну даних у повідомленні про початок виконання будівельних робіт щодо об’єктів, будівництво яких здійснюється на підставі будівельного паспорта		5 р.¹ ст. 1532	¹ після введення об’єкту в експлуатацію
18-33		Повідомлення про початок виконання будівельних робіт щодо об’єктів, що за класом наслідків (відповідальності) належать до об’єктів з незначними наслідками (СС1)/про зміну даних у повідомленні про початок виконання будівельних робіт щодо об’єктів, що за класом наслідків (відповідальності) належать до об’єктів з незначними наслідками (СС1)		5 р.¹ ст. 1532	¹ після введення об’єкту в експлуата-цію
18-34		Повідомлення про зміну даних у зареєстрованій декларації про початок виконання підготовчих/будівельних робіт		5 р.¹ ст. 1532	¹ після введення об’єкту в експлуата-цію
18-35		Декларація про готовність до експлуатації об’єкта, будівництво якого здійснено на підставі будівельного паспорта		10 р. ст. 1547-в
18-36		Декларація про готовність до експлуатації об’єкта, що за класом наслідків (відповідальності) належить до об’єктів з незначними наслідками (СС1)		10 р. ст. 1547-в
18-37		Декларація про готовність до експлуатації самочинно збудованого об’єкта, на який визнано право власності за рішенням суду		10 р. ст. 1547-в
18-38		Документи (акти, звіти, довідки тощо), щодо реєстрації декларацій та справи щодо повернення декларації щодо об’єктів будівництва, побудованих без дозволу на виконання будівельних робіт		5 р. ст.1533
18-39		Накази про скасування та втрату чинності документів декларативного характеру		Постійно ст. 16-а
18-40		Журнал реєстрації наказів про скасування та втрату чинності документів декларативного характеру		Постійно ст. 121-а
18-41		Журнал реєстрації приписів в частині здійснення заходів державного архітектурно-будівельного контролю (в електронному вигляді)		5 років ст. 122
18-42		Журнал реєстрації постанов про накладання штрафів за правопорушення у сфері містобудівної діяльності в частині здійснення державного архітектурно-будівельного контролю		5 років ст.122
18-43		Журнал реєстрації направлень для проведення перевірок (електронний)		5 р. ст. 86
18-44		Справи про правопорушення у сфері містобудівної діяльності в частині здійснення державного архітектурно-будівельного контролю (приписи, постанови тощо)		10 р. ЕПК ст. 88
18-45		Справи про адміністративні правопорушення (приписи, постанови тощо)		10 р. ЕПК ст. 88
18-46		Направлення на проведення перевірок		5 р. ЕПК ст. 88
18-47		Акти перевірок суб’єктів містобудування		5 р. ЕПК ст. 88
18-48		Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян, документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду		Постійно ст. 82-а
18-49		Витяг із зведеної номенклатури справ		5 років ст. 112 „в”	¹Після заміни новою
18-50		Акти прийому-передачі справ з усіма додатками, складені в разі зміни посадових та відповідальних осіб міської ради при зміні працівників, додатки до них		5 років ст. 45 «б»

При складанні номенклатури справ Сквирської міської ради були використані такі джерела:

1. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.

2. Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками іх зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2013 №2804/5.

3. Додаток 32 до Правил ведення нотаріального діловодства (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 20.12.2012 № 1909/5).

Підсумковий запис

про категорії та кількість справ, заведених у 2021 році

в Сквирській міській раді

Справи за строками зберігання	Разом	У тому числі
Справи за строками зберігання	Разом	перехідні	з відміткою “ЕПК”
Усього справ:
постійного зберігання
тривалого (понад 10 років) зберігання
тимчасового (до 10 років включно) зберігання

Начальник загального відділу Олена ГРИЩЕНКО

« повернутися до всіх документів

Рішення виконавчого комітету №18/29 «Про затвердження Номенклатури справ Сквирської міської ради на 2025 рік»

12-37

12-38

12-39

Код для вставки на сайт