Положення про відділ
ПОЛОЖЕННЯ
про організаційний відділ Сквирської міської ради
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
-
Організаційний відділ Сквирської міської ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Сквирської міської ради Київської області.
-
Відділ утворюється Сквирською міською радою ( далі – Рада ), яка затверджує його структуру, чисельність працівників і штатний розпис.
-
Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами України, рішеннями Сквирської міської ради, що регулюють діяльність Відділу, а також Регламентом виконавчого комітету Сквирської міської ради та цим Положенням.
-
Положення про Відділ затверджується сесією Ради за поданням керуючої справами виконавчого комітету Сквирської міської ради.
-
Відділ підпорядковується керуючій справами (секретарю) виконавчого комітету Сквирської міської ради.
-
Відділ підконтрольний та підзвітний голові Ради.
-
Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету Сквирської міської ради.
2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ВІДДІЛУ
2.1. Організаційне забезпечення діяльності Ради, її виконавчого комітету;
2.2. Забезпечення і реалізація державної політики у сфері служби та з питань кадрової роботи;
2.3. Забезпечення організації діловодства у старостинських округах Ради.
2.4. Забезпечення технічного та інформаційного супроводу діяльності Ради, її виконавчого комітету та структурних підрозділів;
2.5. Надання методичної та іншої практичної допомоги в межах повноважень структурним підрозділам Ради, депутатам Ради, членам її виконавчого комітету, підприємствам, установам та організаціям комунальної власності громади.
3. ПОВНОВАЖЕННЯ ВІДДІЛУ
3.1. У сфері організаційного забезпечення діяльності Ради, її виконавчого комітету:
3.1.1. Забезпечує у межах своїх повноважень взаємодію Сквирської міської голови, її заступників, депутатів Ради, з Білоцерківською районною радою та районною військовою адміністрацією, Київською обласною радою та обласною державною адміністрацією, іншими органами місцевого самоврядування, старостами в селах відповідного старостинського округу Сквирської міської територіальної громади, підприємствами, установами та організаціями, трудовими колективами у процесі своєї діяльності;
3.1.2. За поданням структурних підрозділів Ради формує проєкти місячних та тижневих планів роботи та узгоджує їх відповідно з заступниками міської голови, керуючою справами (секретарем) виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних обов’язків;
3.1.3. Готує проєкти рішень з організаційних питань діяльності Ради та її виконавчого комітету . За дорученням міської голови, заступників міської голови, керуючої справами (секретаря) виконавчого комітету Ради готує аналітичні, довідкові та інші необхідні матеріали;
3.1.4. Здійснює організаційний супровід заходів за участі міської голови, заступників міської голови, секретаря Ради, керуючої справами (секретаря) виконавчого комітету Ради;
3.1.5. Вивчає і узагальнює організаційну роботу управлінь, відділів, інших структурних підрозділів Ради, надає їм необхідну допомогу в межах своїх повноважень;
3.1.6. Приймає участь в забезпеченні організації відзначення державних свят України та інших заходів, що відбуваються у громаді;
3.1.7. Організовує відповідно до законодавства здійснення заходів, пов’язаних з підготовкою і проведенням референдумів та виборів до органів державної влади, Верховної Ради України і місцевого самоврядування;
3.1.8. Забезпечує організацію особистого прийому громадян міською головою та її заступниками;
3.2. Забезпечення і реалізація державної політики у сфері служби та з питань кадрової роботи:
3.2.1. Здійснює аналітично-консультативне забезпечення роботи Сквирської міської голови з питань кадрової роботи;
3.2.2. Здійснює документальне оформлення призначення, проходження служби та її припинення на посадах в структурних підрозділах Ради;
3.2.3. Здійснює організаційну роботи з кадрового менеджменту;
3.2.5. Здійснює облік військовозобов’язаних призовників та резервістів структурних підрозділів Ради;
3.2.6. Розглядає за дорученням Сквирської міської голови запити народних депутатів України, депутатів Ради та надає на них відповіді в терміни згідно чинного законодавства нагородами, президентськими відзнаками, почесними званнями України, відомчими відзнаками та заохоченнями Сквирської міської ради;
3.2.7. Забезпечує організацію перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», готує висновок про результати перевірки відомостей про особу;
3.2.8. Здійснює роботу із заповненням, обліком та зберіганням особових справ (особових карток) працівників виконавчого комітету Сквирської міської ради;
3.2.9. Опрацьовує листки непрацездатності;
3.2.10. Виконує інші функції, пов’язані із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.
3.3 У сфері організації діловодства у старостинських округах Ради:
3.3.1. Веде діловодство у старостинських округах Ради. Здійснює реєстрацію заяв і звернень громадян, адвокатських запитів та запитів на отримання публічної інформації;
3.3.2. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну та вихідну кореспонденцію та внутрішню документацію;
3.3.3. Здійснює реєстрацію розпорядчих документів міської голови з особового складу, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних підприємств, установ, організацій;
3.3.4. Забезпечує контроль за строками виконання актів вищих державних органів, інших службових документів, що підлягають контролю;
3.3.5. Вживає заходів до скорочення термінів проходження, виконання документів, забезпечує зберігання та оперативний пошук;
3.3.6. Узагальнює, аналізує, інформує про результати проходження та виконання документів;
3.3.7. Забезпечує зберігання документації, якісне оброблення та використання документа, передає їх на державне зберігання у встановленому порядку;
3.3.8. У разі розгляду виконавчим комітетом питань, щодо інтересів підприємств, установ, організацій комунальної форми власності, повідомляє про це відповідні органи та їх посадових осіб;
3.3.9. Веде звітність з питань, що належать до повноважень Відділу;
3.4. Забезпечує облік документів відповідно до номенклатури справ Відділу, здійснює контроль за їх виконанням, зберіганням;
3.5. За дорученням міської голови, її заступників, секретаря Ради, керуючої справами (секретарем) виконавчого комітету готує проекти листів, запитів, тощо.
3.4. У сфері забезпечення технічного та інформаційного забезпечення діяльності Ради, її виконавчого комітету та структурних підрозділів;
3.4.1. Організовує впровадження в роботу Ради комп’ютерних технологій: встановлення комп’ютерного обладнання, запровадження комп’ютерних програм статистичної звітності, автоматизованої системи електронного документообігу, створення локальної комп’ютерної мережі, тощо;
3.4.2. Забезпечує функціонування, наповнення та обслуговування офіційного вебсайту Ради, профілю та сторінки в соціальній мережі Facebook, чат-ботів;
3.4.3. Забезпечує введення в експлуатацію, встановлення, обслуговування комп’ютерної техніки, периферійного обладнання та оргтехніки, що експлуатуються в Раді та її структурних підрозділах;
3.4.4. Забезпечує адміністрування та належне функціонування робочих місць працівників Ради та її структурних підрозділах;
3.4.5. Здійснює обслуговування та моніторинг працездатності програмного забезпечення та мережного обладнання комп’ютерної мережі;
3.4.6. Здійснює технічний супровід сесій Ради з використанням програми електронного голосування «Рада Голос», засідань виконавчого комітету;
3.4.7. Організовує проведення робіт щодо інсталяції програмного забезпечення;
3.4.8. Надає консультативну допомогу працівникам Ради з питань роботи та використання комп’ютерного обладнання і програмного забезпечення;
3.4.9. Забезпечує моніторинг введення в експлуатацію та організовує обслуговування комп’ютерної мережі, поточне адміністрування мережного обладнання локальної комп’ютерної мережі та серверів комп’ютерної мережі;
3.4.10. Здійснює моніторинг дотримання технології експлуатації програмного забезпечення та використання антивірусного захисту локальної комп’ютерної мережі;
3.4.11. Забезпечує в межах своїх повноважень доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Відділ, яка є обов’язковою для оприлюднення відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», на вебсайті міської ради;
3.4.12. Забезпечує за дорученням міської голови оприлюднення заяв, повідомлень, звернень та роз’яснювальні, інформаційні й довідкові матеріали про роботу Ради, її виконавчого комітету;
3.4.13. Координує діяльність відділів, управлінь, служб Ради щодо організації інформаційної роботи з наповнення та подальшого функціонування офіційного вебсайту Ради, Facebook;
3.4.14. Забезпечує дотримання своєчасності, відкритості та достовірності оприлюднення інформації про діяльність Ради, міської голови, виконавчого комітету міської ради, підпорядкованих комунальних установ, підприємств, організацій та інформаційне наповнення офіційного вебсайту міської ради в розділі «Новини»;
3.4.15. Сприяє висвітленню у засобах масової інформації та інформаційних інтернет ресурсах діяльності міської ради та її виконавчого комітету, міської голови, та інформує населення про громадсько-політичне становище в громаді, діяльність виконавчого комітету міської ради та підпорядкованих комунальних установ, підприємств, організацій;
3.4.16. Проводить аналіз діяльності міських організацій політичних партій, громадських об’єднань, професійних спілок, забезпечує взаємодію та комунікацію керівництва Ради з ними.
3.4.17. Аналізує, узагальнює та прогнозує розвиток ситуації в інформаційному просторі громади;
3.4.18. Через організацію системи зустрічей, «круглих столів», нарад забезпечує взаємодію керівництва Ради з різними категоріями та об’єднаннями громадян у рамках діючого законодавства;
3.4.19. Виконує інші функції, пов’язані з реалізацією наданих повноважень.
4. ПРАВА ВІДДІЛУ
-
Вносити на розгляд Сквирської міської голови проєкти рішень виконавчого комітету Ради, розпоряджень міської голови, доповідні записки з питань, що належать до повноважень Відділу;
-
Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби - відповідні документи від структурних підрозділів виконавчого комітету Ради для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на Відділ завдань;
-
Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що функціонує у виконавчому комітеті Ради;
-
Брати участь в сесійних засіданнях Ради, її виконавчого комітету, нарадах, інших зібраннях, які проводяться в Раді, при розгляді питань, що стосуються діяльності Відділу;
-
Брати участь у нарадах, у роботі консультативних, дорадчих та інших органах утворених при виконавчому комітеті Ради для сприяння здійсненню покладених на Відділ завдань;
-
Брати участь у розробленні пропозицій щодо підготовки кадрів, що стосуються Відділу.
-
Вносити пропозиції з питань вдосконалення організації роботи Відділу;
-
Проходити стажування, навчання, курси підвищення кваліфікації працівниками для здійснення та покращення роботи Відділу.
-
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ВІДДІЛУ
5.1. Відділ очолює начальник відділу. У разі його відсутності обов’язки виконує головний спеціаліст Відділу;
5.2. начальник Відділу та працівники Відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міською головою, в порядку встановленому чинним законодавством;
-
на посади у Відділ призначаються особи, які є громадянами України та відповідають кваліфікаційним вимогам, встановленим Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» , «Про службу в органах місцевого самоврядування»;
-
не можуть бути призначені на посади у Відділ, особи щодо яких існують обмеження, передбачені законами України «Про службу в органах місцевого самоврядування» та «Про запобігання корупції»;
-
у Відділі працюють головний спеціаліст, головний спеціаліст з кадрової роботи, завідувач сектору, головний спеціаліст сектору, спеціалісти І категорії (помічники старости), діловоди (помічники старости). Відбір кандидатур на ці посади проводиться на конкурсній основі, крім випадків, у яких призначення на посади на підставі актів законодавства може здійснюватися без проведення конкурсу;
-
організація роботи Відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету, Інструкції з діловодства, інших нормативно - правових та розпорядчих документів Ради.
-
службові обов’язки працівників Відділу визначаються посадовими інструкціями, які погоджуються керуючою справами (секретарем) виконавчого комітету Ради за поданням начальника Відділу.
-
відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами, управліннями, службами виконавчого комітету Ради, використовує у своїй роботі підготовлені ними оперативні дані, довідкові та статистичні відомості.
-
діловодство Відділу ведеться згідно з номенклатурою справ Ради.
6. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ПРАЦІВНИКІВ ВІДДІЛУ
Начальник та працівники Відділу несуть відповідальність за:
6.1. відповідність прийнятих ними рішень вимогам чинного законодавства;
6.2. виконання рішень Ради, її виконавчого комітету, розпоряджень та доручень Сквирської міської голови;
6.3. стан ведення діловодства;
6.4. за бездіяльність, неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення норм етики поведінки посадової особи місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в Відділ та її проходження.
