РЕГЛАМЕНТ Виконавчого комітету та виконавчих органів Сквирської міської ради
ДОДАТОК
до рішення виконавчого комітету
Сквирської міської ради
від 16.09.2025 № 1/20
РЕГЛАМЕНТ
Виконавчого комітету та виконавчих органів
Сквирської міської ради
1. Загальні положення
1.1. Виконавчий комітет Сквирської міської ради (далі – Виконавчий комітет) є виконавчим органом ради, який утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради, міського голови, її виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету.
Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади. Виконавчий комітет має гербову печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.
Порядок діяльності виконавчих органів Сквирської міської ради і посадових осіб визначається Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України, рішеннями міської ради та даним Регламентом.
1.2. Регламент виконавчого комітету та виконавчих органів Сквирської міської ради (надалі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету ради (надалі - виконком) та виконавчих органів ради.
Регламент затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до Регламенту. У випадках прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень даного Регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до Регламенту. У разі наявності розбіжностей норм Регламенту з нормами чинного законодавства України, діють норми чинного законодавства України.
Дотримання Регламенту є обов’язковим для членів Виконавчого комітету, працівників усіх виконавчих органів міської ради.
1.3. Основною формою роботи Виконавчого комітету є його засідання, проведення яких здійснюється відповідно до Плану роботи виконавчого комітету, що затверджується рішенням виконавчого комітету.
Засідання виконавчого комітету проводяться в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць, і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. За необхідності скликаються позачергові засідання виконавчого комітету. Повноваження, пов’язані з наданням адміністративних послуг, здійснюються виконавчим комітетом міської ради у визначений законом строк.
Початок чергового засідань виконавчого комітету о 10:00 год, якщо інше не встановлено розпорядженням про скликання засідання виконкому.
Засідання виконавчого комітету відбувається, як правило, в приміщенні ради. В особливих випадках, за розпорядженням Сквирського міського голови (далі – міський голова) або рішенням виконкому, місце проведення засідання може бути змінено, у тому числі – шляхом проведення виїзного засідання.
На будівлях, де розміщено виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, піднімається Державний Прапор України.
1.4. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету. Проведення закритого засідання (закритого обговорення окремих питань) передбачає підготовку рішень з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
Відкритість засідань виконкому та виконавчих органів ради забезпечується шляхом розміщення інформації про час і місце засідань усіх виконавчих органів, у тому числі шляхом оприлюднення графіків засідань на офіційному сайті міської ради.
Члени Сквирської міської територіальної громади мають право відвідувати засідання виконавчих органів Сквирської міської ради. Право члена територіальної громади бути присутніми на засіданні виконкому (іншого виконавчого органу) може бути обмежено лише у випадках проведення закритих засідань.
Акредитація ЗМІ для участі у засіданні виконавчого комітету здійснюється на підставі копії документа, який підтверджує державну реєстрацію ЗМІ або інформаційного сайту (порталу), листа уповноваженого органу (особи) відповідного ЗМІ (Інтернет-ресурсу) із вказівкою посади, ПІБ, контактних даних особи, яка направляється для висвітлення діяльності виконкому. Представник ЗМІ (Інтернет-ресурсу) допускається до місця проведення засідання на підставі документу, що посвідчує особу, та реєструється у листі присутніх, який долучається до протоколу.
1.5. Мовою офіційного спілкування і діловодства виконавчого комітету та інших виконавчих органів ради є українська мова.
На офіційному вебсайті Ради має бути створено окремий розділ (сторінку), де забезпечується:
- розміщення протоколів і рішень виконавчого комітету та результати поіменних голосувань членів виконавчого комітету;
- розміщення проектів рішень виконкому та пропозицій громадян щодо змін та доповнень до цих проектів;
- розміщення інформації про членів виконавчого комітету, керівників виконавчих органів, керівників комунальних установ та підприємств, яка включає біографічні відомості осіб, дні і місце прийому, контакти для листування та телефонного зв’язку.
1.6. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.
Члени виконавчого комітету зобов’язані брати участь у його засіданнях. У разі, якщо з поважних причин член виконавчого комітету немає можливості взяти участь у засіданні, він про це заздалегідь повідомляє міського голову або керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету.
У разі відсутності члена виконкому без поважних причин більш ніж половини засідань виконкому протягом року, міський голова вносить пропозиції на розгляд ради про внесення змін до персонального складу виконавчого комітету.
2. Склад та повноваження виконавчого комітету та виконавчих органів ради
2.1. Виконавчий комітет очолює Сквирський міський голова.
2.2. Кількісний склад виконавчого комітету визначається радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією міського голови. Внесення змін у кількісний та персональний склад виконавчого комітету приймається рішенням Сквирської міської ради.
2.3. Виконавчий комітет ради утворюється у складі відповідно міського голови, заступників голови, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету, а також керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, представників громадських оганізацій, інших осіб. До складу виконкому за посадами входить секретар ради та старости Сквирської міської ради.
Заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету здійснюють свої повноваження протягом строку повноважень виконавчого комітету, до складу якого їх включено. Після закінчення строку повноважень виконавчого комітету вони звільняються з посад, крім випадку обрання їх на вказані посади повторно.
2.4. Особи, які входять до складу виконавчого комітету, крім тих, хто працює у виконавчих органах ради на постійній основі, на час засідань виконавчого комітету, а також для здійснення повноважень в інших випадках звільняються від виконання виробничих або службових обов'язків з відшкодуванням їм середнього заробітку за основним місцем роботи та інших витрат, пов'язаних з виконанням обов'язків члена виконавчого комітету, за рахунок коштів місцевого бюджету.
На осіб, які входять до складу виконавчого комітету ради і працюють у ньому на постійній основі, поширюються вимоги щодо обмеження сумісності їх діяльності з іншою роботою (діяльністю), встановлені Законом. До складу виконавчого комітету не можуть входити депутати ради, крім секретаря ради.
2.5. Виконавчий комітет ради може розглядати і вирішувати питання, віднесені Законом до відання виконавчих органів ради.
Виконавчий комітет ради:
1) попередньо розглядає проекти місцевих програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, місцевого бюджету, проєкти рішень з інших питань, що виносяться на розгляд відповідної ради;
2) координує діяльність відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності Сквирської міської територіальної громади, заслуховує звіти про роботу їх керівників;
3) має право змінювати або скасовувати акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради, а також їхніх посадових осіб.
2.6. Міський голова не пізніше 10 днів з дня утворення виконкому та затвердження його складу видає розпорядження про розподіл обов'язків між головою, секретарем ради, заступниками міського голови з визначенням їх повноважень і функцій; підпорядкованих виконавчих органів ради; переліку підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів ради.
У випадку відсутності міського голови організацію та скликання засідань забезпечує особа, що виконує обов’язки міського голови.
2.7. Виконавчі органи ради підзвітні та підконтрольні раді, підпорядковані виконкому та міському голові.
Керівники виконавчих органів ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, - за погодженням з відповідними органами виконавчої влади.
Порядок роботи й повноваження виконавчих органів ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням ради.
Члени виконавчого комітету, керівники виконавчих органів невідкладно повідомляють міського голову про прибуття представників органів прокуратури, Служби безпеки України, правоохоронних органів, органів державного нагляду (контролю), інших органів виконавчої влади, їхні цілі і плани. Ця інформація обов’язково вноситься до журналу перевірок.
3. Планування роботи та звітування виконавчого комітету та виконавчих органів ради
3.1. Планування роботи
3.1.1. Планування роботи виконавчого комітету є основою організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до Плану роботи виконавчого комітету та щомісячного плану заходів, що проводяться радою та її виконавчим комітетом. Планування роботи виконавчого комітету та виконавчих органів ради є одним із основних засобів контролю виконання бюджету та програми економічного та соціального розвитку громади, інших цільових програм.
3.1.2. План роботи виконавчого комітету складається організаційним відділом на основі рішень ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови, за пропозиціями заступників міського голови, керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету, керівників виконавчих органів ради, депутатів ради, петицій громадян, членів виконавчого комітету на півріччя до 15 червня та 15 грудня поточного року й затверджується на засіданні виконавчого комітету.
При розгляді плану роботи на наступне півріччя заслуховується інформація про виконання плану роботи за попереднє півріччя.
3.1.3. План роботи виконкому повинен включати:
- календарний план засідань виконавчого комітету;
- перелік планових питань, які розглядаються на засіданнях виконавчого комітету;
- перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету ради та які пов'язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;
- перелік рішень виконавчого комітету, розпоряджень голови громади, розпорядчих документів органів влади, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку контролю їх виконання;
- перелік основних заходів державного, обласного та місцевого значення на відповідний плановий період.
До плану роботи виконкому в обов'язковому порядку включаються питання:
- про програму економічного і соціального розвитку громади, бюджет громади та підсумки їх виконання за квартал, півріччя, рік;
- про роботу виконавчих органів ради, в тому числі розгляду звернень громадян;
- про роботу підприємств, установ, закладів комунальної власності, фінансові звіти.
У плані роботи виконавчого комітету вказуються дата проведення засідання виконавчого комітету, питання, які виносяться на розгляд виконавчого комітету, та відповідальний за підготовку питання.
Зміни і доповнення до плану роботи виконавчого комітету можуть бути внесені тільки за рішенням виконавчого комітету.
3.1.4. План роботи виконавчого комітету не пізніше як у п’ятиденний строк після його затвердження надсилається виконавчим органам та виконавцям, зазначеним у плані. Копії рішення про план роботи виконавчого комітету загальний відділ направляє міському голові, його заступникам, виконавчим органам ради, членам виконкому. План виконавчого комітету оприлюднюється на сайті міської ради.
У випадках, якщо передбачені планами роботи виконкому заходи із будь-яких причин не можуть бути виконані у встановлений термін, або намічене питання не може бути своєчасно внесене на розгляд виконавчого комітету, заступники голови інформують про це виконавчий комітет ради.
3.1.5. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови відповідно до розподілу обов'язків. Виконавчі органи ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають в організаційний відділ інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал.
3.1.6. У виконавчому комітеті складається щомісячний план проведення основних організаційних заходів, який готується організаційним відділом та подається на затвердження міському голові до 28 числа попереднього місяця.
Плани роботи виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, що формуються виходячи з принципів виробничої необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу приймає його керівник.
3.2. Звітування.
3.2.1. Звітування міського голови, виконавчих органів здійснюється з метою інформування, оцінки їх роботи, надання пропозицій, доручень і рекомендацій для майбутньої діяльності.
Міський голова, виконавчі органи періодично, але не рідше одного разу на рік, зобов'язані звітувати про роботу виконкому та виконавчих органів перед виборцями. Звітування організовується у терміни та спосіб, передбачені рішенням міської ради від 14.02.2024 №08-44-VIII «Про затвердження Положення про звітування Сквирського міського голови, старост, виконавчих органів, постійних комісій та депутатів Сквирської міської ради».
Проведення звітів визначається з 01 по 15 лютого наступного за звітним року. За будь-яких умов звітування міського голови проводиться до 31 березня року, наступного за звітним. За останній рік повноважень міського голови не пізніше як за 20 днів до дня проведення чергових виборів, міський голова оприлюднює письмовий звіт про свою роботу.
На письмову вимогу не менш як половини депутатів від загального складу ради міський голова звітує на найближчому пленарному засіданні ради про роботу виконкому та виконавчих органів за період, про який просять депутати.
3.2.2. Періодично, але не менше як 2 рази на рік виконавчі органи міської ради інформують членів територіальної громади про виконання програм соціально-економічного та культурного розвитку, з інших питань місцевого значення.
Відповідна інформація в письмовому вигляді розміщується на офіційному веб-сайті міської ради у розділі “Звітність”, підрозділі “Звітування виконавчих органів міської ради” не пізніше як через 2 місяці після закінчення півріччя.
3.2.3. Міський голова та члени виконавчого комітету можуть проводити зустрічі з громадськими організаціями, трудовими колективами підприємств, установ та організацій, під час яких інформувати про свою роботу у виконкомі; брати участь у громадських слуханнях та у масових заходах, що проводяться органами місцевого самоврядування на території громади; вивчати громадську думку; вивчати потреби територіальної громади, інформувати про них раду та її органи, брати безпосередню участь у їх вирішенні; розглядати пропозиції, звернення, заяви і скарги членів територіальної громади, що надійшли до члена виконкому засобами зв’язку.
4. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету ради
4.1. Засідання виконавчого комітету ради є основною формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання. На вимогу виконкому, виконавчих органів керівники розташованих або зареєстрованих на території громади підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності зобов'язані прибути на засідання цих органів для подання інформації з питань, віднесених до відання ради та її органів.
Засідання виконавчого комітету ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. Участь членів виконавчого комітету у засіданні реєструється у протоколі.
Член виконкому зобов’язаний поінформувати головуючого про неможливість бути присутнім на засіданні виконкому та вказати відповідні причини, а також не пізніше 3 робочих днів після засідання надати на ім’я керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету ради пояснювальну записку про відсутність із додаванням відповідних документів, що обґрунтовують причини відсутності. У випадку відсутності такого повідомлення (а також у випадку відсутності в подальшому пояснювальної записки) вважається, що член виконкому був відсутній без поважних причин. На початку засідання виконкому оголошується, яка кількість його членів прибула на засідання, а також оголошуються прізвища відсутніх членів із повідомленням про причини відсутності. Якщо причина відсутності є невідомою, то вважається що член виконкому відсутній без поважних причин.
4.2. Скликає засідання виконавчого комітету міський голова, або особа, що виконує його обов`язки. Загальний відділ надсилає розпорядження голови про призначення засідань виконавчого комітету виконавчим органам ради, членам виконавчого комітету.
Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом організовують та контролюють заступники міського голови, керуючий справами (секретар) виконавчого комітету та керівники інших виконавчих органів ради.
До підготовки окремих питань, які потребують спеціальних знань та/або навичок, виконавчий комітет, інші виконавчі органи ради можуть залучати відповідних фахівців.
4.3. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів про дату, час і місце проведення засідання виконавчого комітету, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень здійснює загальний відділ.
Присутність запрошених осіб на засідання виконавчого комітету з розгляду основного питання забезпечують керівники виконавчих органів ради, відповідальні за підготовку зазначеного питання на засідання виконавчого комітету.
4.4. Офіційним документом, який приймається на засіданні виконавчого комітету, є рішення, що має відповідні реквізити: віддруковане на бланку встановленого зразка, має реєстраційний номер, дату і підпис міського голови, а у разі його відсутності з поважних причин, – посадової особи, яка здійснює його повноваження.
На засіданні виконавчого комітету загальним відділом ведеться протокол.
4.5. Підготовка проєктів рішень.
4.5.1. Цільова спрямованість проєктів рішень виконавчого комітету визначається планами роботи виконкому, рішеннями ради, органів виконавчої влади, дорученнями міського голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.
4.5.2. Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету проєктів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у раді покладено на Відділ економічно – інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку міської ради. Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу ради - розробника проєкту рішення. Відповідальним за підготовку проєкту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є той виконавчий орган, до компетенції якого належить дане питання, а контрольні функції покладаються на заступника міського голови згідно з розподілом обов’язків.
У разі непогодження проекту регуляторного акта виконавчим органом ради, до повноважень якого входить здійснення контролю за реалізацією органами місцевого самоврядування Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», у зв’язку із порушенням розробником регуляторного акта регуляторної процедури, визначеної чинним законодавством України, аркуш погодження з проектом регуляторного акта вищевказаним виконавчим органом ради підписується із зауваженнями, про що додається відповідний висновок у письмовій формі. Проект регуляторного акта повертається розробнику на доопрацювання.
Забороняється винесення на розгляд виконавчого комітету проекту регуляторного акта, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:
відсутній аналіз регуляторного впливу;
проект регуляторного акта не був оприлюднений або оприлюднений з порушеннями ст.ст. 9, 13 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності»;
- відсутній позитивний висновок виконавчого органу ради, до повноважень якого входить здійснення контролю за реалізацією органами місцевого самоврядування Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
4.5.3. Проекти рішень на розгляд виконавчого комітету можуть вносити наступні суб’єкти: голова міської ради, секретар ради, заступники голови міської ради (згідно із функціональним розподілом повноважень), члени виконавчого комітету, постійні комісії ради, депутат (депутати), депутатська група, фракція, старости (з питань, обсяг яких визначений законодавством), загальні збори громадян (в порядку місцевої ініціативи, електронної петиції або іншому визначеному законом і Статутом територіальної громади порядку).
4.5.4. Проєкти рішень повинні містити оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей. В проєктах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, відповідальні за невиконання рішення, а також нові терміни виконання завдань.
До проєкту рішення додаються: передбачені додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, перелік фізичних або юридичних осіб, яким необхідно надіслати прийняте рішення, а за необхідності – висновки відповідної комісії ради чи виконкому. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів рішень, довідок виконавчих органів ради несуть керівники цих органів та заступники голови міської ради, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.
До проєктів рішень, що готуються у відповідності та на виконання актів органів виконавчої влади, додаються копії відповідних актів.
До проєкту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень додаються копії відповідних рішень.
Автор проєкту рішення готує пояснювальну записку до проєкту рішення, яка повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали. Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати одного аркушу. Подання пояснювальної записки до проєктів нормативних та регуляторних актів є обов'язковим.
4.5.5. Проєкт акта виконавчого комітету направляється секретарю виконкому для оприлюднення у випадках, передбачених ст. 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації». Після цього відбувається процес погодження (візування) акта відповідальними посадовими особами.
Візування є технічною процедурою підготовки і вивчення проектів рішень. Тривалість цієї процедури та відмови чи зволікання посадових осіб виконавчих органів ради із візуванням не впливає на проходження проєкту рішення у виконкомі (оприлюднення проєкту, внесення в порядок денний, винесення на розгляд на засіданні виконавчого комітету, підписання рішення і його оприлюднення, виконання, контроль виконання). По завершенні візування загальний відділ додає до примірника проєктів рішень аркуш, що містить візи та позиції відповідальних осіб.
Візування відбувається у такій послідовності:
- відповідальний виконавець;
- керівник відділу з питань юридичного забезпечення ради та діловодства;
- керівник виконавчого органу, що готує проєкт рішення;
- керівники інших виконавчих органів, компетенції яких стосується питання, за яким підготовлено проєкт рішення;
- керуючий справами (секретар) виконавчого комітету;
- відповідний заступник міського голови (відповідно до розподілу обов’язків).
Термін візування проєкту рішення кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – двох робочих днів.
За наявності заперечень, доповнень та змін до проєкту документа посадова особа, яка візує проєкт, вносить відповідний запис з викладенням мотивованої думки в окремому висновку, що додається до проєкту.
Відділ з питань юридичного забезпечення ради та діловодства проводить правову експертизу проєкту рішення, вносить поправки, пов'язані з його приведенням у відповідність до законодавства, а також у разі потреби редагує проєкт за згодою автора проєкту, а у випадку відсутності такої згоди – подає виконкому свої пропозиції щодо змін до проєкту рішення.
4.5.6. До проектів рішень виконавчого комітету, що надаються до загального відділу, додається перелік документів із зазначенням відповідального за підготовку цього рішення в повному обсязі.
Разом з паперовим проектом рішення виконавчого комітету надається й електронний носій з текстом цього документа. Відповідальність за ідентичність текстів рішень виконавчого комітету на паперових й електронних носіях несуть виконавці.
Проекти рішень, які подані не в строки, включаються до порядку денного засідання виконавчого комітету тільки з дозволу міського голови (у разі його відсутності з поважних причин – посадової особи, яка здійснює його повноваження), безпосередньо на засіданні виконавчого комітету та ставиться на голосування членів виконкому.
4.6. Порядок денний виконкому.
Засідання виконавчого комітету здійснюється відповідно до порядку денного, який формує загальний відділ за підписом керуючого справами виконавчого комітету.
Загальний відділ формує проєкт поряду денного з урахуванням усіх отриманих пропозицій щодо розгляду конкретних питань. Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету, як правило, готується не пізніше, ніж за десять робочих днів, а у виключних випадках – за два дні до засідання.
Порядок денний розміщується, оприлюднюється у спосіб, визначений для проєктів актів виконавчих органів ради, а також не пізніше як за два дні до проведення засідання виконкому надсилається (електронною поштою) разом із проєктами рішень членам виконкому.
4.7. Порядок проведення засідання виконавчого комітету
4.7.1. Відкриває і веде засідання виконавчого комітету міський голова, а у разі його відсутності з поважних причин, – посадова особа, яка здійснює його повноваження. Головуючий на засіданні виконкому:
веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;
надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує доповідача;
вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до проектів рішень;
вносить на голосування проекти рішень (за основу та в цілому);
оголошує результати голосування – рішення ухвалене чи рішення не ухвалене;
забезпечує дотримання Регламенту присутніми на засіданні.
4.7.2. На початку засідання процедурним рішенням виконавчого комітету затверджується порядок денний засідання. Зміни та доповнення до проєкту порядку денного за наявності відповідних погоджених проєктів рішень, крім проєктів рішень з питань «різне», ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.
Додаткові питання можуть виноситись на засіданні якщо вони потребують негайного вирішення та погоджені у встановленому порядку.
Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.
Обговорення питань порядку денного починається з доповіді автора проєкту рішення, співдоповідей. Проголошення доповіді з питання порядку денного є обов’язковим.
4.7.3. На засіданні виконкому встановлюється наступна тривалість виступів:
для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;
для співдоповіді з питань порядку денного – до 3 хвилин;
для оголошення запитань – до 1 хвилини;
для відповіді на запитання – до 2 хвилин;
для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.
4.7.4. Скорочене обговорення.
За процедурним рішенням членів виконкому обговорення може бути проведено за скороченою процедурою, в межах якої головуючий оголошує назву проєкту рішення, а доповідач виступає із короткою доповіддю, у якій засвідчує важливість рішення, його відповідність законодавству та потребу для громади. Після цього головуючий ставить питання на голосування. У випадку проведення обговорення за скороченою процедурою не може бути обмежено права присутніх осіб на виступ, якщо вони наполягають на цьому. Головуючому заборонено ставити питання на голосування, якщо усі бажаючі, у встановленому цим Регламентом порядку не використали права на виступ.
Об’єднання кількох подібних питань порядку денного в одне голосування (пакетне голосування) може бути використано як виняток із метою розгляду очевидних і безспірних питань. При цьому повинно бути обов’язково дотримано вимогу про коротку доповідь автора (авторів) проєкту рішення (рішень), в порядку, передбаченому в Регламенті.
4.7.5. У процесі розгляду питань порядку денного з дозволу головуючого може проводитися обмін думками членів виконавчого комітету та запрошених. Запрошена на засідання виконкому особа може взяти слово для виступу. При цьому зміст виступу такої особи та його позиція при голосуванні заносяться до протоколу засідання виконкому.
Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово (відповідно до записів) для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для виступів з обговорюваного питання. Запрошені особи не можуть ставити питання доповідачам до моменту закінчення питань у членів виконкому. Запис на виступ і для запитань проводиться шляхом підняття рук.
В обов’язковому порядку, без ухвалення процедурного рішення виконавчого комітету, слово для виступу в обговоренні надається за їх проханням:
представнику ініціативної групи, якою внесено на розгляд виконкому проєкт рішення в порядку місцевої ініціативи;
особі, уповноваженій для виступу громадськими слуханнями під час розгляду виконкомом пропозицій громадських слухань.
Будь-яка особа, присутня та зареєстрована на засіданні, має право на репліку у випадку згадування її імені чи посади. Право на репліку надається особі за її проханням одразу після виступу, у якому було згадано особу, чи пізніше, але до початку голосування за проєкт рішення.
4.7.6. Особи, присутні на засіданнях виконкому, повинні утримуватися від публічних проявів емоцій та/або не перешкоджати законній діяльності членам виконавчого комітету та посадовим особам Сквирської міської ради, інших присутніх на засіданні осіб. Не допускається проголошення закликів, направлених проти територіальної цілісності та недоторканості України, спрямованих на насильницьку зміну чи повалення конституційного ладу України або на захоплення державної влади, виступів та/або реплік, які принижують честь та гідність людини, завдають шкоду діловій репутації юридичних осіб, розпалюють етнічну, релігійну чи іншу ворожнечу.
Під час проведення засідань не допускаються порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За необхідності виконком може ухвалити у процедурному порядку рішення про видалення з місця проведення засідання особи, чия поведінка порушує Регламент чи громадський порядок.
4.7.7. Голосування.
Після завершення обговорення головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проєкту рішення. Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:
в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;
після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;
проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень;
якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проект рішення ставиться на голосування відразу в цілому.
За процедурним рішенням виконкому ініціатору змін і доповнень може бути відмовлено у поставленні на голосування запропонованого доповнення (змін, поправки), якщо воно сформульоване нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті попередньо відхилений виконкомом текст.
За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету, автора проєкту рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування з відповідним обґрунтуванням. У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення. Під час проведення голосування та після нього виступи, коментарі та інші вигуки заборонені.
Усі рішення виконавчого комітету ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету, а рішення з процедурних питань – більшістю голосів присутніх на засіданні членів виконавчого комітету.
Процедурними вважаються питання, що стосуються визначення способу розгляду питань на засіданнях виконкому, а також зазначені як такі в Регламенті.
Процедурні питання не потребують обговорення. Якщо виникає сумнів, чи є запропоноване для розгляду питання процедурним, рішення про це приймається членами виконкому шляхом голосування без обговорення.
Кожен член виконкому має один голос. Голосування здійснюється членами виконкому персонально шляхом підняття руки. Голосування здійснюється відкритим голосуванням із фіксацією результатів голосування у протоколі засідання виконкому. У разі відсутності члена виконкому під час обговорення та/або голосування з окремого питання про це робиться відмітка у протоколі.
4.7.8. Особливості позачергових засідань.
В разі необхідності ухвалення рішень щодо питань про звернення до суду щодо запровадження заборони зібрання громадян, забезпечення виборчого процесу, випадків виникнення надзвичайних ситуацій та інших невідкладних випадків міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.
4.7.9. Фіксування засідання виконавчого комітету.
На засіданні виконкому ведеться протокол. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу. Загальний відділ протягом 5 робочих днів після засідання виконкому оформлює протокол засідання. У протоколі вказується: номер протоколу; дата засідання; протягом якого часу відбувалось засідання; перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні; перелік присутніх на засіданні осіб із правом дорадчого голосу, керівників виконавчих органів ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади; перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено одноголосно; кількість голосів відданих за проект рішення та проти; ухвалено чи не ухвалено рішення, номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу; доручення, ухвалені виконавчим комітетом за результатами обговорення окремих питань.
Протоколи засідань виконкому підписує міський голова або особа, що виконує його обов'язки. Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою виконкому.
Після підписання протоколу Загальний відділ надсилає виконавчим органам ради, іншим виконавцям витяги з протоколу – ухвалені виконкомом доручення з окремих питань, завірені печаткою виконкому. Протоколи засідань виконавчого комітету ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються у загальному відділі протягом 5 років, після чого передаються в архів.
У разі прийняття рішення про здійснення відео-, звукозапису, його проводить працівник Організаційного відділу. Звукозаписи засідань виконавчого комітету зберігаються у загальному відділі та є невідємною частиною протоколу.
4.7.9. У випадках введення в Україні або в окремих її місцевостях, які включають територію Сквирської міської територіальної громади надзвичайного, особливого та воєнного стану засідання виконавчого комітету можуть проводитись в онлайн режимі.
Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома кожного члена виконкому не пізніш як за 24 години до його початку шляхом направлення на його електронну пошту рішення про дистанційне засідання, проєкту порядку денного та проєктів актів з іншими матеріалами. У виключних випадках –у день проведення.
Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку відкритого доступу до трансляції дистанційного засідання шляхом розміщення на офіційному веб сайті Ради (https://skvira-rada.gov.ua/).
4.7.10. Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати:
1) можливість реалізації прав членів виконкому;
2) ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні;
3) встановлення та фіксацію результатів голосування щодо кожного питання.
Запис дистанційного засідання є невід’ємною частиною протоколу засідання. Обов’язки щодо здійснення організаційних заходів, пов’язаних з проведенням дистанційних засідань, покладаються на відділи міської ради, згідно з наданими повноваженнями.
4.7.11. Перед відкриттям та під час проведення дистанційного засідання спеціалістами міської ради фіксується кількість членів виконкому, які приєднались до участі та припинили участь у засіданні. Зазначена інформація невідкладно надається головуючому на засіданні, про що головуючий повідомляє інших учасників дистанційного засідання.
Дистанційне засідання Ради вважається правомочним, якщо участь у такому засіданні бере більше половини від складу виконкому. Під час дистанційного засідання голосування здійснюється особисто кожним членом виконкому. Результати поіменного голосування дистанційного засідання додатково фіксуються сектором інформаційного забезпечення ради за допомогою технічних засобів та програмного забезпечення.
Протокол дистанційного засідання підписується міським головою, або головуючою на засіданні особою.
Оприлюднення протоколу та відеозапису дистанційного засідання здійснюється на офіційному вебсайті Сквирської міської ради.
5. Набуття чинності рішеннями виконавчого комітету. Контроль за виконанням рішень.
5.1. Не пізніше 5 календарних днів після проведення засідання виконкому міський голова підписує ухвалені виконкомом рішення. Після підписання рішення на ньому проставляється гербова печатка виконкому.
Рішення виконавчого комітету оприлюднюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Рішення нормативно-правового характеру набувають чинності із дня їх оприлюднення, якщо виконкомом не встановленого інший час. Рішення ненормативного характеру набувають чинності у день їх прийняття.
Підписані рішення виконавчого комітету (з гербовою печаткою виконкому ради) надходять в загальний відділ, де реєструються: вказується дата ухвалення рішення та присвоюється номер, що складається з двох частин: перша частина відповідає номеру питання, що розглядалось на засіданні виконкому (нумерація ведеться з №1), друга частина відповідає номеру засідання виконкому (нумерація ведеться з початку року).
5.2. Загальний відділ протягом 5 робочих днів після підпису рішень міським головою надсилає їх копії, завірені печаткою виконкому, виконавчим органам ради під розпис (згідно з переліком надсилання копій, узгодженим з працівником виконавчого органу, що підготував проєкт рішення).
Допускається надсилати копії рішень з організаційних питань (про затвердження плану роботи виконкому, проведення загальноміських заходів тощо) виконавчим органам ради в електронному вигляді (шляхом надіслання копії документу на офіційну електронну адресу одержувача). В такому випадку паперові копії документа, завірені печаткою виконкому, надсилаються виконавчому органу ради - розробнику документа, заступнику голови громади (відповідно до розподілу обов'язків), віддділам.
Загальний відділ надсилає копії ухваленого рішення фізичним та/або юридичним особам, щодо яких вони ухвалені, а також доводить його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності. Передача документів цим особам (їх уповноваженим представникам) фіксується відповідною відміткою про отримання документу із зазначенням дати, прізвища та підпису одержувача.
5.3. Зупинення (ветування) рішень виконавчого комітету міським головою. Скасування рішень виконавчого комітету та внесення змін.
У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд Сквирської міської ради. Мотиви незгоди голови громади із рішенням виконкому повинні бути викладені у розпорядженні голови щодо зупинення рішення виконкому. Зупинене рішення виконкому вноситься на найближче пленарне засідання ради. У випадку підтримання радою зупиненого рішення виконкому воно набуває чинності без підпису голови й оприлюднюється секретарем ради або уповноваженими на те депутатами.
Рішення виконавчого комітету, які не відповідають Конституції чи законам України, іншим актам законодавства, рішенням відповідної ради, прийнятим у межах її повноважень, можуть бути скасовані радою. Проєкт рішень про скасування акту виконкому вносяться у порядку визначеному Регламентом ради із обов’язковим письмовим сповіщенням членів виконкому про час і місце проведення засідань постійних комісій та пленарних засідань ради, на яких розглядатиметься відповідне питання про скасування рішення виконкому. Кожен член виконкому має право взяти участь у відповідних засіданнях ради із правом дорадчого голосу.
Рішення виконавчого комітету з мотивів невідповідності Конституції або законам України можуть бути скасовані у судовому порядку. Це не позбавляє виконавчий комітет права за власною ініціативою або ініціативою інших заінтересованих осіб змінити чи скасувати прийнятий ним акт (у тому числі і з мотивів невідповідності Конституції чи законам України).
5.4. Контроль за виконанням рішень здійснюється зазначеними в них посадовими особами, а облік рішень, аналіз повноти їхнього виконання, підготовка аналітичних інформацій щодо реалізації рішень за звітний період тощо забезпечується загальним відділом.
Доручення виконавчого комітету оформлюються протокольно організаційним відділом, доведення та збирання інформації, контроль за дотриманням встановлених термінів, а також продовження контрольних термінів, здійснюється загальним відділом.
6. Порядок підготовки розпоряджень міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради
6.1. Міський голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством. Розпорядження міського голови, прийняті в межах наданих йому повноважень, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території громади юридичними та фізичними особами, незалежно від форми власності.
6.2. Проєкти розпоряджень готують виконавчі органи ради під контролем заступників міського голови. У разі, коли розроблення проєкту розпорядження доручено кільком виконавцям, головним розробником є виконавець, зазначений першим у резолюції, інші – сприяють головному розробнику та надають відповідну інформацію.
6.3. Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, що містять ознаки регуляторного акту, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», та рішенням виконкому про порядок підготовки та відстеження результативності регуляторних актів. Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у раді покладено на відділ економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку.
Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акту є керівник підрозділу – розробника проєкту розпорядження.
У разі потреби головний розробник готує пояснювальну записку до проєкту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження. До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо). Загальний обсяг пояснювальної записки, як правило, не повинен перевищувати двох аркушів. Подання пояснювальної записки до проєктів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов'язковим.
6.4. Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень у раніше видане розпорядження - наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни, або ті, які втратили чинність. Крім того, додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.
У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання актів органів виконавчої влади (інших суб’єктів владних повноважень) до проєкту розпорядження додається копія відповідного документа.
У випадку підготовки проєктів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року чи півріччя, раніше видане розпорядження з таких же питань знімається з контролю або вказується, що воно втратило чинність.
Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів розпоряджень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів ради (структурних підрозділів виконкому), заступники міського голови, які беруть участь у підготовці та погодженні проєктів.
Посадові особи, які готують проєкти розпоряджень, зобов'язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами.
Погоджені проєкти розпоряджень (разом з доданими копіями відповідних документів, юридичними висновками) передаються міському голові для розгляду.
6.5. Розпорядження набуває чинності після його підписання міським головою (або особою, яка виконує його обов’язки) та реєстрації в установленому порядку.
Загальний відділ реєструє підписані розпорядження міського голови таким чином: проставляється дата реєстрації та порядковий номер розпорядження (нумерація ведеться з початку поточного року). Загальний відділ надсилає копії розпоряджень голови громади особам (підрозділам ради) згідно з переліком надсилання копій, погодженим з розробником проєкту розпорядження.
Допускається надсилання копій розпоряджень з організаційних питань (про скликання сесій ради, призначення засідань виконкому, проведення загальноміських заходів тощо) в електронному вигляді (шляхом надсилання копій цих документів на офіційну електронну адресу отримувача). В такому випадку паперові копії документа надсилаються виконавчому органу ради - розробнику документа, заступнику голови (відповідно до розподілу обов'язків).
Підрозділ виконавчого комітету, на який покладено функції із здійснення інформаційної роботи, доводить розпорядження з найбільш важливих питань життєдіяльності громади до відома громадськості через засоби масової інформації (Інтернет-ресурси) та веб сайт.
7. Організація діяльності робочих органів, що утворюються виконкомом та міським головою
Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проєктів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).
До складу робочих органів відповідно до покладених на них завдань включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів ради, депутати ради, а також (за їх згодою) – представники інших органів та/або юридичних осіб не підвідомчих раді, громадських організацій, фізичні особи-підприємці, науковці та інші фахівці.
Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього. Робочі органи працюють відкрито і гласно, нікого не може бути обмежено у відвідуванні його засідань.
Порядок роботи робочого органу, формування порядку денного, ведення засідань, фіксування перебігу засідань, оформлення рішень та інші питання визначаються у рішенні (розпорядженні) про його створення.
8. Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів ради
Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів ради здійснюється через постійне оновлення інформації на веб-сайті ради.
Підрозділ виконавчого комітету, на який покладено функції із здійснення інформаційної роботи, забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів ради з центральними та місцевими ЗМІ (Інтернет-ресурсами); організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя громади.
Керівники виконавчих органів ради:
- з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення подають необхідні матеріали підрозділу виконавчого комітету, на який покладено функції із здійснення інформаційної роботи, за дві доби до запланованого заходу для розміщення інформації на веб-сайті ради;
- для оперативного розміщення новин на веб-сайті ради після проведення заходу подають у підрозділ виконавчого комітету, на який покладено функції із здійснення інформаційної роботи, змістовну та об’єктивну інформацію про відповідний захід обсягом не більше однієї сторінки.
Виконавчі органи ради розміщують інформацію про діяльність ради та її виконавчого комітету, а також ухвалені рішення ради та її виконавчого комітету, розпорядження голови громади.
9. Організація та режим роботи виконавчих органів ради
В усіх виконавчих органах ради, незалежно від місця їх розташування, встановлюється єдиний режим роботи:
- з понеділка по п’ятницю з 08.00 до 16.30;
- обідня перерва з 12.00 до 12.30.
Після завершення робочого часу, а також у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб в адміністративні приміщення ради та її виконавчих органів обмежується. Усі факти перебування у неробочі дні в адміністративних приміщеннях ради чи її виконавчих органів фіксуються у відповідному журналі, який ведеться у кожній будівлі окремо.
За прийом відвідувачів, які прибули до працівників виконавчих органів в неробочі години та дні, несе відповідальність та забезпечує їх супровід (тільки через центральний вхід) посадова особа, до якої вони прибули.
Працівники виконавчих органів ради несуть персональну відповідальність за збереження та належне використання майна та інших матеріальних цінностей ради (її виконавчих органів).
Міська голова Валентина ЛЕВІЦЬКА
